GESTIÓN DE ALMACÉN: Fundamentos de la gestión de almacenes

1. Fundamentos de la gestión de almacén

1.1 Definición y principios de la gestión de almacén

La gestión de almacenes está alcanzando una importancia cada vez más notable en los resultados de las empresas y en su competitividad. Algunos de los factores son:

• El aumento de las exigencias de servicio por parte del cliente; 
• El incremento de los costes logísticos sobre el total de costes empresariales; 
• El coste de espacio de almacén. 

¿Cuál es su relación con la logística?

La gestión de almacenes e inventarios adquieren una enorme importancia dentro de la red logística, al comportar decisiones clave que determinan en gran medida la estructura de los costes. La reducción de estos costes en el almacenamiento, produce reducciones en el coste final del bien, redundando en beneficios para la empresa y para los clientes.

La logística es la función de controlar los transportes y los almacenamientos de los materiales necesarios para una empresa: materias primas, stocks y productos terminados.

Dentro del proceso logístico, la gestión de almacenes se encuentra entre la gestión de existencias y la gestión de pedidos y distribución. Como consecuencia de la evolución de la logística, se ha producido cierto solapamiento de funciones y responsabilidades, sobre todo entre la gestión de inventarios y la gestión de almacenes.

La responsabilidad de los almacenes comienza en la recepción de los productos en las instalaciones, y se extiende al mantenimiento de estos en las condiciones óptimas que aseguren su procesamiento, transporte o consumo.

Almacén: Es un área física que cumple determinados requisitos y que, organizada de manera lógica y sistemática, se destina a la recepción, aceptación, custodia, conservación y distribución o de los bienes que van a emplearse para la producción o el servicio.

La gestión de almacenes es el proceso de la función logística que se encarga de la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén de cualquier material, ya sea materias primas, productos semi-elaborados o productos terminados, además del tratamiento e información de los datos generados.

La función de la gestión de almacenes termina cuando los elementos almacenados pasan a ser pedido. Desde este momento, la responsabilidad pasa al proceso de gestión de pedidos y distribución.

Las técnicas de gestión de almacenes también se aplican a cualquier elemento físico que forme parte de la organización, no solo aquellos que forman parte del negocio sino también a cualquier documentación generada.

¿Cuáles son los beneficios de una gestión de almacenes correcta?

• Reduce los costes de almacén.
• Mejora el servicio al cliente mediante la aceleración del proceso de gestión de pedidos.
• Optimiza las operaciones de almacén, suministrando datos de inventario cabales y transparentes que reducen las tareas administrativas.
• Permite optimizar la distribución del almacén y la utilización del espacio.

¿Es lo mismo la Gestión de almacén y la Gestión de inventarios?

No; es importante distinguir entre los conceptos de Gestión de Almacén (DÓNDE almacenar, CÓMO almacenar) y Gestión de Inventarios (QUÉ producto, CUÁNTO producto, A CUÁNTO precio, CUÁNDO almacenar).

1.2 Funciones y objetivos de los almacenes

El almacén forma parte del proceso distributivo, pues es el último eslabón en la cadena de suministros de los productos a los clientes, conectando el departamento de compras con el departamento de distribución física. 

Es importante destacar que una de las características principales de los almacenes es que no añaden valor de forma directa a los materiales con los que opera, pues su función es la de manipularlos de forma adecuada y conservarlos en las condiciones óptimas.

Manipulación son todas las operaciones de movimiento y de expedición de mercancías.

Las manipulaciones que se efectúan en el almacén no implican ninguna transformación del producto, y añaden un coste añadido sin incrementar sustancialmente el valor añadido. Aún así, la existencia de los almacenes es primordial como soporte de la función logística y demuestra la necesidad de llevar a cabo una gestión de almacenes en toda su extensión.

Las funciones y objetivos de los almacenes pueden resumirse en la siguiente tabla:

FUNCIONES	OBJETIVOS
Protección de los productos almacenados contra incendios, robos y deterioros.	Realizar las entregas con rapidez.
Controlar el acceso de las personas autorizadas al acceso de los elementos almacenados.	Fiabilidad.
Control exhaustivo de las existencias en todo momento.	Reducir costes.
Informar de manera precisa y constante al departamento de compras del nivel de existencias.	Maximizar el volumen disponible de almacenaje.
Recepción e identificación de la mercancía.	Minimizar las operaciones de manipulación y transporte.
Controlar la salida de artículos.
Marcar y ubicar la mercancía para facilitar su accesibilidad.

1.3 El proceso de almacenamiento

El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento y sus actividades están referidas a:

1. Ubicación de bienes;
2. Custodia de los bienes;
3. Control de los bienes.

Todo ello para asegurar sus condiciones óptimas, evitar una utilización no autorizada y facilitar su traslado a los usuarios que los requieren.

El proceso de almacenamiento consta de las siguientes fases:

• Recepción
• Verificación y Control calidad
• Aceptación
• Internamiento
• Registro y control
• Custodia y mantenimiento

a) Recepción: a partir del momento en que los bienes han llegado a las instalaciones del almacén; termina con la ubicación de los mismos en la zona de tránsito y su puesta a punto para efectuar la verificación y control de calidad.

b) Verificación y Control de Calidad: consiste en revisar cuantitativa y cualitativamente los bienes recibidos, para determinar que estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas y que las cantidades remitidas coinciden con las requeridas.

c) Aceptación: acción de aceptar o rechazar el ingreso de un bien entregado por un proveedor, en función del resultado del proceso de verificación y control de calidad realizado previamente. No se puede aceptar un bien que no cumpla con las características físicas, químicas, funcionales o administrativas especificadas en su orden de compra.

d) Internamiento: comprende las actividades que sirven para ubicar físicamente los bienes en los lugares previamente asignados.

e) Registro y control: es la actividad que consiste en registrar los datos referentes a los movimientos de almacén para efectuar las acciones de control sobre su custodia y operación.

f) Custodia y mantenimiento: tiene la finalidad de conservar los bienes almacenados con las mismas características físicas, químicas, funcionales o administrativas en que fueron recibidos, así como efectuar su limpieza y mantenimiento.