1. Preparación de pedidos o picking
La preparación de pedidos o picking es el proceso de selección y
recogida de las mercancías de sus lugares de almacenamiento y su
transporte posterior a zonas de consolidación, con el fin de realizar
la entrega del pedido efectuado por el cliente.
La zona de consolidación es el lugar donde se produce el packing:
preparación de pedidos embalados o empaquetamiento de los
productos solicitados en cada pedido. El packing es posterior al picking.
En la gestión de almacenes, el picking o preparación de pedidos,
constituye un proceso clave que además, aporta el valor añadido al producto.
¿Cuál es su valor añadido? Preparar el pedido exactamente como el cliente lo
desea atendiendo al de número de mercancías, embalaje, empaquetado, etc.
Las actividades que conforman este proceso requieren un elevado
número de empleados en las empresas en las que el sistema no está
automatizado, sino que emplea procedimientos manuales, y un elevado capital
en los almacenes con sistemas automatizados, por lo que la preparación de
pedidos es la actividad más costosa en el almacén.
¿Qué actividades conforman el proceso de picking?
- La recogida de todas las mercancías solicitadas por el cliente.
- La consolidación y agrupación de todas ellas en uno o varios embalajes para su envío.
¿Cuáles son los objetivos del picking?
- La mejora de la productividad a través de nuevos metodos organizativos, aplicaciones informáticas y nuevas tecnologías.
- La minimización de errores en los pedidos para cumplir las expectativas de calidad demandadas por el cliente.
¿Cuáles son los principios del picking?
- La operatividad, aumentando la productividad de los recursos humanos y optimizando las instalaciones.
- El diseño óptimo de las zonas, para evitar los desplazamientos innecesarios y minimizar los necesarios.
- La disponibilidad de datos e información en tiempo real de los productos almacenados.
- La búsqueda de la calidad y satisfacción del cliente a través de la consigna errores cero.
Sistema japonés Poka Yoke de consecución de errores cero.
Diseñado por el ingeniero japonés Shigeo Shingo, uno de los
líderes en el Sistema de Producción de Toyota. Se le reconoce como el creador
de los Poka Yoke: Shingo introdujo elementos mecánicos sencillos en los
procesos de fabricación, para evitar que las piezas fueran ensambladas
erróneamente. Sus métodos tuvieron éxito, pues en 1977 se consiguió un mes
entero sin defectos en una cadena de montaje compuesta por 23 operarios.
Shingo concluyó que la aplicación de Poka Yokes y la inspección en la
cadena de montaje eran suficientes para lograr cero errores.
1.1 Operaciones de picking
Las operaciones más relevantes en la preparación de pedidos son:
Preparativos
En este primer paso se recogen y seleccionan los pedidos de los clientes
para prepararlos posteriormente en función de rutas de reparto, zonas
geográficas o urgencias de entrega. Incluye el lanzamiento del picking list, es
decir, la organización y distribución de las órdenes de trabajo para el personal
del almacén (pedidos individuales, agrupados).
Desplazamientos
Los desplazamientos del personal y/o del material entre la zona de
operaciones y las diferentes ubicaciones del material son inevitables.
Extracción
La extracción de los productos de sus ubicaciones incluye el
posicionamiento en altura, la extracción, el recuento, la devolución del sobrante
y la ubicación sobre el elemento de transporte interno.
Revisión
Incluye las operaciones de control de pedidos y documentación, embalaje,
precintado, etiquetado, traslado a la zona de expedición y clasificación por
destino, elaboración de packing list y entrega de albaranes al transportista.
1.2 Variables que intervienen en el picking
El peso y las dimensiones del producto condicionan el transporte
interno empleado para desplazar los productos desde su ubicación hasta la
zona de consolidación.
El número de referencias por unidad de carga preparada, porque
cuanto mayor sea el número de referencias o ítems a incluir, mayor será el
número de paradas a realizar por el operario en el recorrido de preparación.
El número de cajas por unidad de carga preparada, pues cuantas
más cajas se incluyan en la unidad de carga, mayor será el tiempo de
preparación del pedido y se condicionará también el transporte interno.
Zonificación del almacén. El diseño de zonas del almacén incide en el
tiempo de preparación de una unidad de carga, condicionará el transporte
interno y el número de operarios.
La distancia recorrida. Dependiendo de la situación de la zona de
preparación de pedidos en relación a la zona de consolidación de pre-carga,
aumentará o disminuirá el tiempo de preparación de una unidad de carga.
1.3 Complejidad del picking
Desde hace unos años la preparación de pedidos se ha convertido en un
proceso cada vez más complejo. Algunos de los factores y sus consecuencias:
- La globalización de la competencia, el desarrollo económico y los cambios constantes en los hábitos de los consumidores obligan a las empresas a mantenerse competitivas desarrollando estrategias de diversificación de los productos que ofrecen, lo que genera un gran aumento de referencias o ítems en sus almacenes.
- La reducción de los niveles de stock por parte de las empresas aumenta la frecuencia de preparación de pedidos, ya que las cantidades a suministrar son menores para evitar grandes stocks. Esto ha supuesto un aumento importante en los costes de preparación de pedidos.
- Los clientes exigen la personalización de los pedidos, lo que ocasiona que los almacenes realicen un número mayor de manipulaciones y acondicionamiento de los productos extraídos para ceñirse a sus exigencias.
- En los últimos años se ha producido una reducción en las unidades mínimas de entrega establecidas por las empresas. Dichas entregas han pasado de pallets a cajas e incluso unidades, lo que produce un aumento en los tiempos de preparación de los pedidos.
1.4 Coste del picking
El mayor coste que soporta un almacén está asociado a la actividad de
preparación de pedidos, y oscila entre un 40% y un 60 % en función de la
implementación o no de sistemas de automatización así como de su
sofisticación.
Tradicionalmente el picking se ha realizado de forma manual, siendo el
operario el que se desplazaba hasta el almacén para recoger el producto.
Actualmente se tiende hacia la automatización total de este proceso mediante
sistemas mecánicos que desplazan los productos desde su ubicación en el
almacén hasta la zona donde trabaja el preparador de pedidos.
Los costes de picking incluyen:
- Desplazamiento: aproximadamente 50%
- Búsqueda: aproximadamente 20%
- Selección: aproximadamente 15%
- Preparación: aproximadamente 10%
- Otros: aproximadamente 5%
La relevancia del proceso de picking radica, además de por su alto
coste, por los errores que se producen y que afectan de sobremanera a la
satisfacción del cliente. Estos errores hacen que la empresa incurra en costes
añadidos:
- Diferencias de inventarios;
- Devoluciones de productos;
- Reenvíos de productos;
- Personal asignado a resolución de incidencias.
Algunos errores se originan porque la documentación que se maneja en
el picking contiene información errónea. Otros errores se producen por fallos
físicos como:
- Sustitución: envío de un producto en lugar del producto solicitado. Constituye el 30% de los errores de picking. Se origina a menudo en que el operario utiliza carros multi-pedidos; aunque toma del almacén el artículo solicitado, lo introduce en otro pedido. Este mismo error provoca el error de inclusión.
- Inclusión: enviar un producto no solicitado.
- Conteo: Aproximadamente el 25% de los errores, consiste en el envío de una cantidad diferente a la solicitada. Es más frecuente si las cantidades a tomar de un producto son elevadas o cuando siempre se toma cierta cantidad: si esta cantidad se modifica en un pedido, el operario tenderá a tomar la cantidad acostumbrada. También es habitual una lectura errónea, cuando existen varias líneas de pedido en una misma de picking.
- Omisión: no enviar el producto solicitado. Constituye el 45% de los errores de picking. Su origen suele ser la falta de tecnología, que impide la confirmación de que todas las líneas de pedido han sido despachadas.
1.5 Productividad del picking
Existen diversos indicadores para medir la productividad del picking.
Dentro de este proceso la actividad que consume más tiempo es la del
desplazamiento, por lo que el indicador de productividad debe centrarse en
este aspecto. Los operarios tienen que desplazarse de un lugar a otro para
recoger la mercancía, por tanto, el número de líneas (referencias) indica los
viajes que debe efectuar una persona para preparar el pedido.
La fórmula de este indicador que mide la productividad es: número de lineas/hora-hombre, el cual dirá el número de viajes que tiene que efectuar un operario entre las distintas ubicaciones donde se encuentran los productos en una hora.
Cada pedido consta de un numero de líneas correspondientes a una referencia (artículo) y a una cantidad. Por tanto, en un pedido, cada referencia se representa con una línea que indica la referencia del artículo, su descripción y su cantidad. De esta manera, si un pedido está formado por 10 líneas significa que contiene 10 referencias con sus correspondientes descripciones y cantidades.
La línea de pedido es el número de los distintos artículos o referencias que componen un pedido.
La medición de la - realización de pedidos por operario/hora- es difícil si no se ha realizado previamente el cálculo de un pedido estándar que sirva de comparación o los cálculos de pedidos con diferentes tipos de referencias y cantidades: no es igual realizar un pedido con 5 líneas y una unidad como cantidad por cada una de ellas, que realizar un pedido de una sola línea pero con 25 unidades; el tiempo empleado y el esfuerzo físico/de atención que supone es diferente.
La fórmula de este indicador que mide la productividad es: número de lineas/hora-hombre, el cual dirá el número de viajes que tiene que efectuar un operario entre las distintas ubicaciones donde se encuentran los productos en una hora.
Cada pedido consta de un numero de líneas correspondientes a una referencia (artículo) y a una cantidad. Por tanto, en un pedido, cada referencia se representa con una línea que indica la referencia del artículo, su descripción y su cantidad. De esta manera, si un pedido está formado por 10 líneas significa que contiene 10 referencias con sus correspondientes descripciones y cantidades.
La línea de pedido es el número de los distintos artículos o referencias que componen un pedido.
La medición de la - realización de pedidos por operario/hora- es difícil si no se ha realizado previamente el cálculo de un pedido estándar que sirva de comparación o los cálculos de pedidos con diferentes tipos de referencias y cantidades: no es igual realizar un pedido con 5 líneas y una unidad como cantidad por cada una de ellas, que realizar un pedido de una sola línea pero con 25 unidades; el tiempo empleado y el esfuerzo físico/de atención que supone es diferente.
1 comentario :
Es una necesidad y casi una obligación realizar una correcta gestión de los pedidos. Si no dominamos este aspecto perdemos ventas y eficacia comercial!
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