GESTIÓN DE STOCKS: Indicadores de la gestión de stock

2. Indicadores de la gestión de stock

2.1 Indicadores de gestión

Los indicadores de gestión son uno de los factores determinantes para que el proceso de producción o logístico se lleve a cabo con eficiencia y eficacia.

En la actualidad, las empresas tienen grandes vacíos en la medición del desempeño de las actividades logísticas de abastecimiento y distribución a nivel interno (procesos) y externo (satisfacción del cliente final). Es primordial que se identifiquen los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logística, y que perjudican notablemente la competitividad de las empresas en los mercados y la pérdida paulatina de sus clientes.

Medir es comparar una magnitud con un patrón preestablecido. Todo se puede medir y por consiguiente todo se puede controlar.

Un indicador es una relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, y que nos permiten analizar y estudiar la situación y las tendencias de cambio generadas por un fenómeno determinado, respecto a unos objetivos y metas previstas o ya indicadas.

El buen manejo de los indicadores permite saber en todo momento cómo se encuentran las distintas áreas de la empresa, así como las medidas y acciones que se deben llevar a cabo para encauzar y solucionar los problemas derivados de la gestión. El indicador facilita el control y el autocontrol y por tanto, la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad.

2.2 Las diferencias de inventarios: el grado de tolerancia

Las diferencias de inventarios surgen cuando en Contabilidad, no coinciden cantidad y valor de existencias con el valor y/o la cantidad que realmente existe en el almacén, en cuyo caso la información contable ha de ajustarse a la realidad. Para ello es necesario determinar las causas que han provocado estas discrepancias y calcular su coste.

a. Determinación de las causas

Las causas por que aparecen las diferencias de inventario pueden ser:

• Físicas: como la desaparición del material por sustracción, evaporación, etcétera; aumento o disminución de peso; rotura; almacenamiento inadecuado; la caducidad, etc. 
• Económicas: como ocurre cuando hay cambios de ingeniería o diseño de productos, que provocan una pérdida de aptitud productiva en los materiales almacenados. 
• Técnicas: Como la utilización de equipos inadecuados, la sobreutilización de las instalaciones, el congestionamiento, pruebas y ajustes de los equipos. 
• Errores: cuantitativos o de estimación. Cuando las diferencias son negativas se produce una pérdida en las condiciones técnicas de dichos materiales.

La merma es la disminución de un bien, en su comercialización o en su proceso productivo, debido a la pérdida física que afecta a su constitución y naturaleza corpórea. Ejemplo de merma: en la industria de conservas de pescado, la disminución del mismo en el desmembramiento, cercenado y desmenuzado de vísceras, cabezas y aletas.

¿Puede haber diferencias de inventario positivas?

Sí, las diferencias de inventario positivas ocurren cuando la cuantificación de los materiales en existencias es superior a la reflejada en la información contable. Aunque es infrecuente, existen materiales que por las condiciones de su almacenamiento, ganan peso o potencian sus cualidades, provocando un menor consumo en el proceso productivo.

Ejemplo: La semilla “húmeda” rodeada por aire “seco” pierde humedad y por lo tanto peso, mientras que la semilla “seca” rodeada por aire “húmedo” gana en humedad y en peso.

b. Determinación del coste

Para determinar el coste de las diferencias negativas en el inventario de materiales es necesario distinguir entre aquellas que se deben a un deterioro normal y aquellas cuya pérdida de cantidad o calidad es extraordinaria.

El deterioro normal de un material es aquel que resulta de un proceso de almacenamiento eficiente. El deterioro normal puede estimarse a priori, siendo un coste más del proceso productivo.

Cuando el deterioro se considera excesivo, generalmente es el resultado de una gestión de almacenes ineficaz. En cambio, el deterioro extraordinario, así como la apropiación ilícita del material, son pérdidas del período y por tanto no inciden en la valoración de la producción.

Las diferencias de inventario positivas suponen un ahorro de costes por consumo de materiales y el inventario permanece valorado por su valor de entrada. Cuando requieren un proceso adicional de reciclaje, el ahorro de costes por consumo de materiales se verá minorado en dicho coste de reciclaje, y los materiales almacenados y ya reciclados se valorarán por su coste de entrada.

2.3 Las efectividad de la gestión del almacén

a. Índice de rotación

El índice de rotación mide la frecuencia de salida de las existencias almacenadas. Una rotación baja puede indicar que los inventarios de la empresa son demasiado grandes, representando un uso ineficiente de los activos. Una rotación alta demuestra que los productos se venden rápidamente y el costo de almacenamiento es bajo.

b. Índice de cobertura

El índice de cobertura indica para cuánto tiempo se dispone de existencias con arreglo al consumo medio registrado. Ejemplo: Si el consumo anual de paraguas en una tienda es de 3.000 unidades y el promedio de existencias almacenadas es de 300, su índice de cobertura será de 0.2 años (2,4 meses).

Los índices de rotación y de cobertura permiten establecer los niveles de stock máximos y mínimos, para lograr que se mantenga el mínimo capital en stock y evitar la ruptura.

c. Índice de exactitud del inventario.

El índice de exactitud del inventario se determina tomando la diferencia en costos del inventario teórico contra el físico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad de un determinado centro de distribución.

d. Índice de rotura de stock.

El coste más importante en este caso sería que cliente se pasase a la competencia, con la consiguiente pérdida de ventas futuras y de imagen de la empresa.

e. Índice de regularización
El índice de regularización es el que nos muestra las diferencias de inventario por una asignación errónea de las cantidades a las que se ha dado salida.

2.4 El índice de retorno de la inversión (ROI)

ROI (Return of investment) es un indicador financiero utilizado para evaluar la eficacia de una inversión o para comparar la eficacia de una serie de inversiones diferentes.

El ROI puede ser utilizado:

• a) Para evaluar una empresa operativa: si el ROI es menor o igual que cero, significa que los inversionistas está perdiendo dinero; mientras mayor sea el ROI, más eficiente es la empresa.
• b) Para evaluar un proyecto de inversión/negocio: si el ROI es menor o igual a cero, significa que el proyecto o el negocio no es rentable. Cuanto mayor sea el ROI, mayor capital de la inversión se va a recuperar.
• c) Para comparar proyectos de inversión/negocios: el proyecto o negocio con un mayor ROI será el más rentable y en consecuencia, el más atractivo para el inversor. 

A pesar de que el ROI, debido sobre todo a su simplicidad, es uno de los principales indicadores utilizados en la evaluación de un proyecto o un negocio, hay que tener en cuenta que no considera el tiempo, así que es mejor complementar este indicador con otros, como VAN y TIR.

2.5 Recuento de stocks

El recuento de stocks es una actividad primordial dentro del control de inventarios y consiste en asignar los medios para disponer periódicamente de datos fiables de existencias. Si el gerente de inventarios dispone de información fiable y actualizada de las entradas y salidas de mercancía, es sencillo disponer en tiempo real de las existencias:

Existencias(t) = existencias(t -1) + (entradas - salidas)

t =fecha de hoy

t-1 =fecha de último recuento

Efectivamente, conocer los movimientos en tiempo real de las mercancías es factible, ya que en general se soportan en operaciones contables que generan albaranes o facturas de entradas y salidas fácilmente procesables.

¿Es necesario contar físicamente las mercancías almacenadas?
A veces existen errores de contabilización, pérdidas de mercancías y desperfectos en las mismas que dificultan el control de las existencias a través simplemente del control de entradas y salidas; esto puede obligar a efectuar recuentos físicos de las mercancías.

El recuento físico de stock que se utiliza habitualmente en la empresa, es el recuento cíclico, que consiste en contar los distintos productos existentes en almacenes de forma periódica (cada día, semana, mes, etc.). La asignación del periodo de recuento a cada producto depende de la importancia que tenga el mismo en el peso del inventario general.

Estas operaciones de recuento cíclico de stock pueden requerir muchas horas y personal; para evitar destinar demasiados recursos humanos, el recuento cíclico del stock se materializa en una lista de recuento.