GESTIÓN DE STOCKS: Stocks

1. Stocks

1.1 La función de aprovisionamiento

El aprovisionamiento consiste en comprar y almacenar los materiales necesarios para la actividad de la empresa, tanto para la producción como para la venta de bienes y servicios.

El objetivo general es: 

• Suministrar al departamento de producción los materiales necesarios para la fabricación: materias primas, productos semielaborados, piezas de recambio o embalajes. 
• Suministrar al departamento de ventas, los productos para comercializar. 
• Organizar las existencias que se generan en este proceso.

¿Quién se encarga del aprovisionamiento?

Dada la importancia que representa para la competitividad de la empresa el aprovisionamiento y la gestión eficaz de las existencias, la mayoría de las organizaciones integran en su estructura un departamento de compras que suele gestionar también el almacén. La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.

A. Compras

El departamento encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción (si es una fábrica) o el departamento comercial (si es una distribuidora) tiene que prestar atención, como mínimo a:

• El precio
• La calidad
• El plazo de entrega
• Las condiciones de pago
• El servicio posventa.

Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.

B. Almacenes

La función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados (materias primas, piezas, semielaborados…) hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también necesita almacenarse a la espera de su venta por el departamento comercial, como por ejemplo en una industria conservera.

Por tanto, es imprescindible un espacio físico donde ordenar y guardar adecuadamente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema que permita clasificar y gestionar las existencias almacenadas. 

C. Gestión de inventarios

Además, es fundamental establecer un sistema de gestión de inventarios, cuyo objetivo es determinar la cantidad de existencias que es necesario mantener en el almacén y el ritmo adecuado de pedidos para cubrir las necesidades de producción y comercialización de la empresa.

La compra, la entrada, el almacenamiento y la salida del mismo suponen una serie de actividades cronológicas conocidas como:

El ciclo de aprovisionamiento: periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes. ¿El aprovisionamiento es igual en todas las empresas? No, el ciclo del aprovisionamiento difiere si se trata de una empresa de producción o una empresa de comercialización.

El ciclo de una empresa productora es el siguiente: La empresa productora comienza comprando el material necesario para la producción o fabricación del producto; estos materiales, permanecen en el almacén mientras no se utilizan (existencias). Una vez que se han fabricado los productos destinados a la venta, estos también se almacenan a la espera de su venta (existencias).

Es decir, en el almacén se generan movimientos por cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada del producto fabricado y salida del producto para la venta.  Ejemplo: La industria de automóviles mantiene existencias de materias primas y de componentes para la producción de sus vehículos, y después de su fabricación mantiene existencias de coches fabricados a la espera de su comercialización. 

En una empresa comercial, sin embargo, el ciclo de aprovisionamiento implica menos movimientos, porque la actividad de la empresa es vender y distribuir un producto: una actividad de compraventa sin ninguna transformación. El ciclo por tanto, se reduce a dos movimientos: entradas por compras y salidas por ventas. Ejemplo: Un supermercado, que únicamente mantiene existencias de productos para venderlos, sin que medie ninguna transformación.

También comparten este ciclo aquellas empresas de servicios que no comercializan productos, ya que deben tener en sus almacenes existencias suficientes para realizar el servicio que ofrecen. Ejemplo: Una lavandería, que tiene un almacén con los productos de limpieza y otros suministros necesarios para prestar el servicio.

Por tanto, existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la función del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stocks.

1.2 Definicion de stocks y gestión de stocks

Según Ronald H. Ballou “la logística es todo movimiento y almacenamiento que facilite el flujo de productos desde el punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo, así como los flujos de información que ponen el movimiento en marcha, con el fin de dar los niveles adecuados de servicio al consumidor a un coste razonable.”

¿Para qué sirve el stock?

Los stocks son un instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el momento que los necesita y en la forma y cantidad adecuada.

Para atender a la demanda de nuestros clientes debemos hacer una gestión integral del nivel de stock; para esto debemos conocer los plazos de entrega y los niveles de stock de nuestros clientes.

¿Por qué es necesario gestionar el stock?

Mediante la gestión de stocks optimizamos el conjunto de materiales almacenados por la empresa, intentando realizar la coordinación entre las necesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la empresa. El objetivo fundamental es asegurar la disposición de los materiales, en las mejores condiciones económicas para satisfacer las necesidades del proceso productivo.

Se debe encontrar un equilibrio en el nivel de stock de manera que se cumplan tres objetivos que pueden ser contradictorios:

• Nivel de servicio
• Inversiones mínimas de stock
• Eficiencia en la fabricación.

¿Es fácil gestionar el stock?

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Esta cantidad mínima se basa en factores como:

• Volumen de pedido
• Tiempo de aprovisionamiento

Debemos tener en cuenta que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en el almacén, menor será el riesgo de ruptura del proceso de producción, pero, al mismo tiempo, mayor serán los costes por este concepto.

Una de las claves es el control que se debe tener en todo momento de los stocks de una compañía, tanto de su ubicación como de su estado.

En sectores como la fabricación y distribución de alimentación, es fundamental disponer de un sistema de seguimiento y control de stocks, ya que así disponemos de la información necesaria para controlar la caducidad y obsolescencia de sus existencias.

¿Cuál es la tendencia en gestión de stocks?

Debido a la incertidumbre de los mercados financieros y a la crisis económica actual, las empresas se han dado cuenta de que las inversiones en stock incrementan los costos sin aumentar el valor del producto. Actualmente se tiende hacia la reducción general del nivel de los stocks, e incluso hacia su posible eliminación, provocando una auténtica revolución en las prácticas empresariales.

a. Función de los stocks

Su función es la de servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo. Mediante esta función se consigue:

• Absorber las diferencias entre las previsiones de demanda y las movimientos reales que se producen.
• Evitar rupturas del flujo de materiales por circunstancias diversas, como por ejemplo los desajustes en los sistemas de transporte de reposición, de transportes a clientes, demandas imprevistas e incumplimiento por parte de proveedores.
• Crear un stock cerca del consumidor para compensar los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al cliente.

La acumulación de stocks, a niveles más o menos elevados, es necesaria para un buen funcionamiento de los sistemas productivos, lo que implica considerar las diversas clases de funciones que desempeñan en la empresa, las que a continuación se detalla.

b. Clasificación de los stocks

Existen varias formas de clasificar los stocks:

SEGÚN SU FUNCIÓN

• Stock de ciclo: Medicamentos de uso común, como la aspirina. Para hacer frente a una demanda homogénea o constante. Se crea un stock que se va agotando a lo largo del tiempo.
• Stock de seguridad: Alimentos sometidos a fluctuación en su producción Proporciona protección ante las irregularidades o incertidumbres en la oferta o demanda de un artículo.
• Stock por anticipación: Lanzamiento de una nueva consola de videojuegos Son las existencias almacenadas con anterioridad a una época de grandes ventas, a un programa de promoción o a un periodo de inactividad en la fábrica.
• Stock estacional: El turrón en Navidades Para hacer frente a un aumento esperado de las ventas en una determinada temporada.
• Stock de tránsito: Stock de coches fabricados a la espera de su distribución. Piezas de coches que llegan por ferrocarril, avión o barco a la fábrica de coches. Está circulando entre las diferentes fases de producción y de distribución. Este stock se origina cuando la empresa está separada de los proveedores y de los clientes, por lo que se necesita tiempo para llevar los materiales de un lugar a otro.

SEGÚN SU UTILIZACIÓN EN EL PROCESO DE FABRICACIÓN

• Materias primas: La madera en bruto Mediante la transformación o la elaboración se destinan a formar parte de los productos fabricados.
• Semi-elaborados: Plancha de madera No se destinan a la venta hasta que no sean objeto de otra elaboración o transformación posterior.
• Productos acabados: Una mesa de madera Son los fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su uso por otras empresas.
• Existencias comerciales: Mueble de anticuario Materiales comprados por la empresa y destinados a su comercialización, sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: Combustible, embalaje Son los elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina.
• Subproductos: Virutas para fabricar conglomerado Residuos de la producción y materiales recuperables

SEGÚN EL CRITERIO OPERATIVO

• Stock óptimo: Compatibiliza una buena atención a la demanda y una rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.
• Stock cero:  Empresas fabricantes de automóviles Se identifica con el sistema de producción Just in Time (JIT) o «justo a tiempo», que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, sólo se producirá cuando sea necesario para atender una demanda concreta
• Stock físico: Es la cantidad de artículo disponible en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser negativo.
• Stock neto: Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad sí puede ser negativa.
• Stock disponible: Es el stock físico, más los pedidos en curso del artículo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha.

c. Costes de la gestión de stocks

La gestión de stocks implica el análisis y seguimiento de aquellos costes inherentes a la propia gestión de stocks, más los relacionados con la toma de decisiones y la gestión administrativa de los materiales.

¿Las empresas suelen calcular los costes de sus stocks?

Actualmente, se debe resaltar que muchas empresas no dan la suficiente importancia a la gestión de stocks y desde el punto de vista contable, en la cuenta de resultados no se imputan correctamente, llegando incluso a maximizar o minimizar su importe.

Los costes de gestión de las existencias se pueden clasificar los siguientes grupos:

Adquisición: Son los derivados de la compra del stock a un precio determinado. El cálculo de estos costes se realiza multiplicando el precio del producto por la cantidad de artículos adquiridos.

Pedidos: Son los costes generados por la realización de pedidos. Cada vez que realizamos un pedido a nuestro proveedor supone un coste adicional al de la mercancía.

El departamento de compras tiene unos gastos administrativos por lanzar la orden de compra y hacerse cargo de su expedición. Además, existen otros gastos como el transporte del pedido, los seguros o los impuestos.

El coste de emisión de pedidos es más elevado cuanto mayor sea el número de pedidos que emitamos.

Almacenaje: Es el coste de mantener unas mercancías en el almacén y se suele medir por unidades físicas de artículos. Este coste de almacenaje engloba otra serie de gastos como alquileres o amortización de los locales, personal, mantenimiento, maquinaria, deterioro de la mercancía, etc.

A esto tenemos que añadir el coste de almacenar el stock de seguridad, que es el que se dispone para cubrir los incrementos no regulares de la demanda y los retrasos en el suministro de los proveedores. El cálculo se realiza multiplicando el coste unitario por el coste de seguridad.

Espacio: Lo conforman los gastos derivados de la utilización de un recinto donde se almacenan los productos. Debemos tener en cuenta los siguientes conceptos:

• Alquiler: Este importe dependerá de una manera muy importante en función de la situación geográfica, de los servicios, de las comunicaciones, etc. Este coste es una cantidad fija por unidad de tiempo, habitualmente mensual, y por unidad de superficie (m2)
• Amortización: Si el almacén se tiene en propiedad, contablemente se destina una cantidad anual a recuperar los fondos que se hayan invertido en la adquisición. Es decir, el coste que se tiene en cuenta no es el valor total de la construcción del local, sino su amortización, es decir, que cada año consideramos únicamente una parte del coste total.)
• Financiación: Este coste refleja el rendimiento que se obtendría con las inversiones realizadas en cualquier aspecto referente al espacio, si se realizasen en cualquier otro lugar que nos diese una rentabilidad con garantía o en la parte productiva de la empresa.

Tenencia de stocks: Las empresas dan mucha importancia a la reducción de sus stocks. Esto es debido a que el capital invertido e inmovilizado en mercancías genera unos costes elevados. Es lo que se llama el coste de oportunidad, es decir, el valor que se pudiera haber obtenido con una dedicación diferente de los recursos.

Administración logística: Los costes de administración son los resultantes de la realización de tareas tales como emisión de pedidos, facturas, inventarios, etc. La gestión de existencias ocasiona unos gastos derivados de la gestión administrativa de los stocks.

En un almacén, las funciones más importantes relacionadas con la administración de stocks son: 

• Relacionadas con la entrada de mercancía: Incluye la identificación de las mercancías que se reciben, la elaboración de etiquetas para ubicar el producto, introducción de datos de la mercancía en el sistema informático, control de la cantidad y la calidad de la mercancía, etc.
• Relacionadas con las salidas de mercancía: Localización, selección de las cantidades de mercancía y su traslado de los materiales almacenados hacia el área de preparación de pedidos, donde se clasificarán, empaquetarán y etiquetarán. Asimismo se elaborarán albaranes y facturas de la salida de mercancía. 

Ruptura de stock: La rotura de stock es el coste derivado de la no existencia de un producto solicitado, que puede incluir la pérdida total o parcial de la venta y la posible pérdida de un cliente por falta de suministro. Puede incluir gastos generados por tratar de reponer un producto de forma urgente, con compras y producciones improvisadas.

Podemos distinguir dos casos de demanda insatisfecha:

• Diferida: se produce cuando los pedidos de los clientes llegan en un momento en el que no se dispone de existencias. Estos pedidos serán efectuados en cuanto se disponga de existencias en el almacén. El coste asociado a esta demanda es la que se denomina coste de carencia y es muy difícil de determinarla con exactitud ya que hay conceptos difícilmente medibles. El coste asociado al mal servicio a los clientes, el coste de pérdida de imagen de la empresa, y el correspondiente al trabajo administrativo extra debido a una orden retrasada, no son fácilmente cuantificables.
• Pérdida: ocurre cuando los pedidos de los clientes llegan en un momento en el que no se disponen de existencias y se pierden definitivamente. El coste asociado a esta demanda se denomina coste de rotura, que es el coste de no poder suministrar la demanda y por lo tanto se pierde.