GESTIÓN DE PEDIDOS: Preparación de pedidos. Sistemas de manutención y tecnologías

4. Preparación de pedidos: sistemas de manutención y tecnologías

Antes de realizar la preparación de pedidos se debe determinar un criterio de prioridad de salidas de la mercancía. Los criterios más habituales son:

• F.I.F.O. Corresponde a las siglas en inglés First in, first out: primeras (mercancías) en entrar al almacén, primeras (mercancías) en salir del almacén. Mediante este criterio, la mercancía se renueva constantemente evitando su deterioro o caducidad. Es el único criterio válido para mercancías perecederas, como los alimentos u otras que pierden sus propiedades, como los medicamentos.
• L.I.F.O. Corresponde a las siglas en inglés Last in, first out: últimas (mercancías) en entrar al almacén, primeras (mercancías) en salir del mismo. En este caso, la mercancía apenas se renueva; puede aplicarse a productos no perecederos o bienes de empresas de distribución comercial.

Después de establecer los criterios de salida de la mercancía para cada producto, se pueden aplicar diferentes técnicas para efectuar la preparación de los pedidos o picking.

4.1 Sistema operario a producto

La persona se desplaza por la zona de almacenamiento, a pie o utilizando diversos equipos de manutención, para seleccionar y recoger las referencias requeridas por los clientes.

Para llevar a cabo este sistema, el operario utiliza la información contenida en el Picking list.

Una vez clasificados los pedidos que los operarios deben preparar, se procede a organizar y lanzar las órdenes de trabajo para el personal encomendado de la preparación de pedidos.

No existe una forma estandarizada del picking list, cada empresa diseña y utiliza la que se ajusta mejor a sus necesidades.

4.1.1. Sistemas de almacenamiento asociados a operario-producto

Los sistemas de almacenamiento estático son en los que es el operario quien se desplaza para extraer los productos. Estos sistemas se diferencian unos de otros en función de las características de sus elementos de almacenamiento.

Se distinguen los siguientes sistemas de almacenamiento:

A Almacenamiento en bloque

La mercancía se ubica directamente en el suelo, sobre pallets, generalmente apilada en filas formando pasillos. Es el medio más barato de almacenaje porque no implica estanterías. La mercancía se manipula con apiladores y carretillas. El flujo de materiales se gestiona con el sistema LIFO, lo que exige estar muy pendiente de la renovación de los productos.

B Estanterías compactas

Este tipo de estanterías no dispone de pasillos, sino que las estanterías forman un bloque compacto: las carretillas tienen que entrar en el interior de las estanterías para recoger los pallets. Estas estanterías se utilizan si el número de referencias o artículos no es muy grande, si la mercancía es duradera y el volumen de stock es elevado.

Se distinguen dos tipos de estanterías compactas:

• Drive-in: las carretillas entran en la estantería a través de un pasillo en la parte central del bloque. El flujo de los productos es LIFO (last in, first out).
• Drive-through: se accede a los pallets tanto desde la parte frontal como desde la parte trasera del bloque. Este sistema permite un flujo FIFO (first in, first out) debido a que los productos entrarían por un lado de la estantería y saldrían por el otro extremo, por lo que se requiere un pasillo más en la parte posterior. Este sistema es perfecto para productos de alta rotación.

C Estanterías dinámicas

Están formadas por plataformas ligeramente inclinadas y dotadas de rodillos. La mercancía se sitúa en un extremo y se desliza hasta el extremo contrario que da al pasillo de salida, donde es recogida por el operario. Este sistema permite aplicar el criterio FIFO, evita interrupciones en las tareas de reposición y recogida del material (se realizan por extremos diferentes) y el tiempo de preparación de pedidos se reduce al disminuir el espacio recorrido por el operario.

D Estanterías móviles

Las estanterías móviles están diseñadas para eliminar el espacio entre estanterías o pasillos con el consiguiente ahorro de espacio en el almacén. Para ello, las estanterías se desplazan sobre railes, uniéndose o separándose para acceder los artículos.

Su desplazamiento puede ser manual o asistido y es adecuado para productos de poco peso y escasa rotación, razón por la cual los archivos suelen utilizarlas.

4.1.2. La tecnología en la preparación de pedidos de operario- producto

Terminales móviles y radio frecuencia

• El operario está conectado al sistema de gestión del almacén.
• Este sistema cubre el área del almacén y permite la comunicación de los terminales móviles con el sistema de gestión de pedidos.
• El sistema asigna al preparador la ruta óptima para la recogida en función de su ubicación en el almacén. 
• Asegura el flujo FIFO.
• Garantiza la trazabilidad del producto.
• Minimiza el número de viajes del preparador.

Pick to light

• El sistema guía al operario mediante indicadores luminosos hacia las ubicaciones exactas del almacén, donde se encuentran los artículos del pedido, y comunica la cantidad a extraer.
• A cada operario se le asigna una zona de estantería.
• Óptimo para recorridos cortos.
• Reduce los tiempos de búsqueda.
• Optimizan los desplazamientos del preparador.

Pick to voice

• Mediante este sistema el operario recibe instrucciones de dónde y cuanta cantidad de artículos debe recoger, a través de auriculares.
• El operario confirma las instrucciones recibidas con un micrófono.
• Facilidad y rapidez en la manipulación de los artículos ya que tiene las manos libres.
• Eliminación de errores.
• Disminución de los tiempos de preparación

Códigos de barras

• El sistema de código de barras permite la codificación y ubicación de la mercancía.
• Los lectores de códigos de identificación de artículos suelen ir acompañados de terminales móviles.
• Se asegura la coincidencia entre el pedido solicitado por el cliente y el envío del mismo.
• Información directa de la evolución diaria.

Básculas/ carro con lector de código de barras y balanza

• Una vez finalizada la recogida de los artículos de un pedido, estos se pesan en una báscula, y el sistema compara el peso real del pedido con el que teóricamente debería tener.
• Detecta errores de conteo y errores de elección.

4.2 Sistema de producto a operario

En este sistema es la mercancía la que viaja hacia el trabajador mediante un proceso mecánico, en vez de ser el operario quien se desplaza al lugar donde se ubica la mercancía.

¿Qué ventajas presenta este sistema?

Este sistema proporciona, en relación al anterior (operario a producto), mayor rapidez y por tanto, aumento de la productividad, ya que se evita una gran parte de desplazamientos de los operarios en el almacén.

Las mercancías se sitúan automáticamente en un punto denominado estación de picking, desde donde el operario recoge la mercancía según la información que dispone.

4.2.1. La tecnología en la preparación de pedidos producto-operario

La tecnología aplicada al sistema operario- producto evita que el operario se desplace por el almacén para acceder a los artículos solicitados en el pedido, ya que es un sistema automático el que extrae el producto de su ubicación y lo pone a disposición del operario. A partir de ese momento, es el operario quien selecciona las cantidades requeridas en la orden de picking.

De entre todos los sistemas de almacenamiento se distinguen los siguientes:

• A Carrusel horizontal
• B Carrusel vertical
• C Transelevador cajas

A. Carrusel horizontal

Sistema automatizado de almacenaje horizontal, indicado cuando es necesaria una alta productividad en operaciones de picking. Se trata de una estructura ovalada de guías de la que se suspenden los módulos con los artículos. Cuando el sistema recibe una orden de pedido, el bloque de módulos suspendidos se mueve hasta la posición donde está el operario y deja libre acceso a esa mercancía.

Ventajas:

• Aplica el principio “producto a hombre”.
• Reducción de tiempos: el operario no precisa moverse de su zona.
• Máxima productividad, pues los artículos llegan al operario.
• Control permanente del inventario mediante el software de gestión de stock.
• Disminución de errores en más del 90%. 

B. Carruseles verticales o paternóster

Sistema automatizado de almacenaje vertical que permite optimizar el trabajo y aprovechar al máximo el espacio disponible. Está formado por una estructura en la que la entrada y la salida de las mercancías están automatizadas gracias a un mecanismo extractor.

El operario selecciona en una pantalla el producto y automáticamente el mecanismo se desplaza en vertical hasta el nivel en el que está el producto, lo extrae y lo deposita en la estación de picking.

Ventajas:

• Gestión informatizada del almacén;
• Ahorro de espacio: se aprovecha la altura total del local;
• Reducción de tiempos: el operario no precisa moverse de su zona;
• Seguridad de la mercancía.

C. Transelevador para cajas

Es un sistema de almacenaje automático para cajas o bandejas, que integra en un bloque las estanterías, la maquinaria y el software de gestión del almacén.

Está formado por un pasillo central por el que circula un transelevador y dos estanterías situadas a ambos lados del pasillo que son las que almacenan las cajas o bandejas. En uno de los extremos se encuentra la zona de automatización y manipulación, formada por cintas o rodillos donde el transelevador deposita la carga extraída y la acercan al operario. Toda la operación se controla por un software de gestión que registra la ubicación de los artículos en el almacén y que actualiza constantemente su inventario. Este sistema es recomendable para pedidos de artículos con poco volumen, con muchas referencias y una elevada rotación.

Ventajas:

• Automatización de las operaciones de entrada y salida de los productos;
• Inventario permanente;
• Minimización de los errores derivados de la gestión manual del almacén;
• Elevado rendimiento del espacio disponible;
• Máxima comodidad y facilidad de acceso a las cajas almacenadas.