5. Ultima preparación de pedidos
5.1 Unidades de manipulación
Una unidad de manipulación es el conjunto de mercancías que se
agrupan con el objetivo de facilitar su manejo, transporte o
almacenamiento dentro del almacén.
La unidad de manipulación es muy relevante en
la gestión de almacenes ya que condiciona los flujos
de entrada y las manipulaciones que se deben
efectuar, además de incidir en el diseño de los
almacenes y en los costes asociados a la
manipulación de mercancías. Una estandarización u
homogeneización de las unidades de manipulación,
minimiza considerablemente el tiempo de picking. Ejemplo: No es lo mismo manipular una lata de refrescos, que una caja con 12
unidades o una paleta con 1200 unidades.
Se pueden distinguir los siguientes tipos de unidades de manipulación:
- Unidad de consumo: La unidad de compra por el consumidor final del producto.
- Unidad de distribución: Unidades de consumo agrupadas para reducir el número de manipulaciones.
- Unidad de expedición: Agrupación de unidades de transporte para facilitar la carga y el transporte.
- Unidad de almacenaje: Unidad normalizada de almacenamiento que garantiza el aprovechamiento de las instalaciones.
Las unidades de manipulación más frecuentes son:
- Pallet. Es la unidad de manipulación más empleada. Las medidas estándar del europallet son de 800mm x 1200mm.
- Contenedores. Constituyen la unidad de manipulación más importante en el transporte marítimo y ferroviario. La normalización de las medidas es muy importante para las tareas de estiba y desestiba en los barcos y trenes.
- Cajas. Son contenedores pequeños que se usan para agilizar la preparación de pedidos.
5.2 Agrupación y preparación de bultos
Una vez que se han extraído del almacén las mercancías solicitadas, por
cualquiera de los sistemas que se han estudiado en esta unidad, estas se
agrupan y preparan para su posterior envío al cliente. Esta agrupación –los
bultos- tiene que ser verificada, empaquetada, pesada, etiquetada y preparada
para asignarla a su ruta correspondiente.
Para garantizar que el pedido llegue al cliente en perfectas condiciones,
la preparación del envío debe tener en cuenta el diseño en la preparación de
bultos. Las operaciones que se realizan en el proceso de preparación de bultos
son:
5.2.1. Empaquetado
Mediante este proceso, el producto se guarda, protege y preserva de los
posibles deterioros que se produzcan en el proceso de distribución,
almacenamiento y manipulación. Para ello se emplean diferentes tipos de
envoltorios, además de identificar e informar del uso del producto.
Algunos de los materiales más utilizados son: cartón, papel, plástico y
aluminio. En cuanto a los tipos existe una gran variedad: cajas de cartón,
paquetes, botellas, latas y bolsas, entre otros.
5.2.2. Embalado
Permite acondicionar lotes de productos empacados en unidades de
carga para su transporte. El embalaje es el conjunto de productos
acondicionados temporalmente en un recipiente apto para su manipulación,
transporte y posible almacenaje.
Por tanto, el embalaje estará en función del tipo de manipulación,
transporte y almacenaje que vaya a sufrir el producto. No se puede emplear el
mismo embalaje para un producto que va a ser almacenado al aire libre que
para uno que lo va a estar a cubierto. Además de proteger el producto, el embalaje
debe facilitar la manipulación y aportar información sobre el producto:
condiciones sobre su manejo o propiedades.
Hay que distinguir entre los siguientes conceptos:
- Envase: Es un recipiente donde se preserva la mercancía y está en contacto con el producto.
- Embalaje secundario: El envase se protege con cajas de distintos materiales como el cartón.
- Embalaje terciario: Agrupa los embalajes secundarios y los protege con materiales muy resistentes como el cartón ondulado y prepara la carga de la forma más adecuada para su transporte y manipulación
- Unidad de carga: Finalmente, la mercancía se ubica en diferentes unidades de carga como pallets, contenedores, para evitar que mercancía sufra deterioros durante el transporte hasta su destino final.
5.2.3. Etiquetado
La misión del etiquetado es informar al consumidor de las características
y propiedades de los productos. Las etiquetas deben formar parte del
empaquetado y generalmente están reguladas por las autoridades, por lo que
deben ajustarse a la normativa vigente.
En el proceso logístico, las etiquetas resultan imprescindibles para identificar
los bultos, el origen y el destino, la urgencia del envío, etc.
El diseño de las etiquetas varía desde un simple documento escrito o impreso,
hasta complejas etiquetas electrónicas.
5.2.4. Retractilado
En la zona de acondicionamiento, la unidad de carga se envuelve
fuertemente en cubiertas o películas de plástico, asegurando la estabilidad de
la mercancía durante su transporte y protegiendo los artículos de roturas y de
las inclemencias del tiempo, como la lluvia y el calor.
5.2.5. Flejado
El flejado consiste en poner cinchas o cintas de diversos materiales
resistentes a cortes y roturas, como la goma o el nylon, y que a la vez posean
un cierto grado de elasticidad. Este sistema es menos costoso que el
retractilado pero no garantiza el mismo nivel de seguridad para el producto.
Sin embargo, el flejado y el retractilado no son suficientes por sí solos y
es necesario tomar precauciones a la hora de colocar los bultos, para
garantizar la estabilidad del artículo que se encuentra en el interior así como el
de la unidad de carga.
5.3 Expedición de pedidos
Normalmente la expedición de pedidos suele constituir un departamento
o área dentro de la organización y corresponde al último proceso que se
efectúa en un almacén y es la continuación de la preparación de pedidos.
La función del departamento de
expedición consiste en cargar la mercancía
atendiendo a la solicitud del cliente y
certificarla cualitativa y cuantitativamente
antes de su envío. El medio de transporte en
el que se expide el pedido será, en su caso,
el establecido contractualmente con el
cliente.
La importancia de este paso en la cadena logística está directamente
relacionada con la satisfacción del cliente, ya que un error en la entrega puede
generar problemas en sus organizaciones, tales como la rotura de sus stocks e
incremento de costes.
En el proceso de expedición intervienen:
- El jefe de expedición, que se responsabiliza de asegurar los plazos de entrega y dar conformidad a la mercancía.
- El responsable comercial que previamente ha indicado las características de la entrega requeridas por el cliente.
- El transportista, que es el responsable de la mercancía desde que la recoge del almacén hasta que realiza la entrega en el destino indicado.
La documentación de expedición asegura que la mercancía entregada al
transportista es conforme al pedido y está formada entre otros, por los
siguientes documentos:
1. El albarán de entrega.
Es un documento que demuestra que una
mercancía determinada se pone en manos de su destinatario.
El albarán de entrega debe contener la siguiente información:
- Razón social, dirección y CIF del vendedor.
- Datos de entrega de la mercancía, tales como dirección, nombre del destinatario, teléfono de contacto, etc
- Fecha de entrega.
- Descripción del producto suministrado.
- Cantidad del producto suministrado.
2. El documento de transporte.
Es emitido por el transportista y refleja las
condiciones de transporte, el número de bultos, el origen de la
mercancía y su destinatario. Debe ser firmado por el operario encargado
de recibir la mercancía en destino, anotando los siguientes conceptos:
- Fecha de recepción.
- Sello de la empresa.
- Nombre y firma del operario de recepción.
- Sello de conformidad.
3. La factura.
Es un documento comercial que se extiende al efectuar la
compra-venta de mercancías. En función de la normativa interna de las
empresas, puede ser enviada junto con la mercancía.
4. Las etiquetas de expedición.
Se utilizan para identificar la mercancía y
garantizar la trazabilidad ascendente: control del origen de la mercancía
y los procesos recorridos antes de llegar al destino final.
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