GESTIÓN DE PEDIDOS: Ultima preparación de pedidos

5. Ultima preparación de pedidos

5.1 Unidades de manipulación

Una unidad de manipulación es el conjunto de mercancías que se agrupan con el objetivo de facilitar su manejo, transporte o almacenamiento dentro del almacén.

La unidad de manipulación es muy relevante en la gestión de almacenes ya que condiciona los flujos de entrada y las manipulaciones que se deben efectuar, además de incidir en el diseño de los almacenes y en los costes asociados a la manipulación de mercancías. Una estandarización u homogeneización de las unidades de manipulación, minimiza considerablemente el tiempo de picking. Ejemplo: No es lo mismo manipular una lata de refrescos, que una caja con 12 unidades o una paleta con 1200 unidades.

Se pueden distinguir los siguientes tipos de unidades de manipulación:

  • Unidad de consumo: La unidad de compra por el consumidor final del producto.
  • Unidad de distribución: Unidades de consumo agrupadas para reducir el número de manipulaciones.
  • Unidad de expedición: Agrupación de unidades de transporte para facilitar la carga y el transporte.
  • Unidad de almacenaje: Unidad normalizada de almacenamiento que garantiza el aprovechamiento de las instalaciones.


Las unidades de manipulación más frecuentes son:

  • Pallet. Es la unidad de manipulación más empleada. Las medidas estándar del europallet son de 800mm x 1200mm.
  • Contenedores. Constituyen la unidad de manipulación más importante en el transporte marítimo y ferroviario. La normalización de las medidas es muy importante para las tareas de estiba y desestiba en los barcos y trenes.
  • Cajas. Son contenedores pequeños que se usan para agilizar la preparación de pedidos.


5.2 Agrupación y preparación de bultos

Una vez que se han extraído del almacén las mercancías solicitadas, por cualquiera de los sistemas que se han estudiado en esta unidad, estas se agrupan y preparan para su posterior envío al cliente. Esta agrupación –los bultos- tiene que ser verificada, empaquetada, pesada, etiquetada y preparada para asignarla a su ruta correspondiente.

Para garantizar que el pedido llegue al cliente en perfectas condiciones, la preparación del envío debe tener en cuenta el diseño en la preparación de bultos. Las operaciones que se realizan en el proceso de preparación de bultos son:

5.2.1. Empaquetado

Mediante este proceso, el producto se guarda, protege y preserva de los posibles deterioros que se produzcan en el proceso de distribución, almacenamiento y manipulación. Para ello se emplean diferentes tipos de envoltorios, además de identificar e informar del uso del producto.

Algunos de los materiales más utilizados son: cartón, papel, plástico y aluminio. En cuanto a los tipos existe una gran variedad: cajas de cartón, paquetes, botellas, latas y bolsas, entre otros.

5.2.2. Embalado

Permite acondicionar lotes de productos empacados en unidades de carga para su transporte. El embalaje es el conjunto de productos acondicionados temporalmente en un recipiente apto para su manipulación, transporte y posible almacenaje.

Por tanto, el embalaje estará en función del tipo de manipulación, transporte y almacenaje que vaya a sufrir el producto. No se puede emplear el mismo embalaje para un producto que va a ser almacenado al aire libre que para uno que lo va a estar a cubierto. Además de proteger el producto, el embalaje debe facilitar la manipulación y aportar información sobre el producto: condiciones sobre su manejo o propiedades.

Hay que distinguir entre los siguientes conceptos:

  • Envase: Es un recipiente donde se preserva la mercancía y está en contacto con el producto.
  • Embalaje secundario: El envase se protege con cajas de distintos materiales como el cartón.
  • Embalaje terciario: Agrupa los embalajes secundarios y los protege con materiales muy resistentes como el cartón ondulado y prepara la carga de la forma más adecuada para su transporte y manipulación
  • Unidad de carga: Finalmente, la mercancía se ubica en diferentes unidades de carga como pallets, contenedores, para evitar que mercancía sufra deterioros durante el transporte hasta su destino final.


5.2.3. Etiquetado

La misión del etiquetado es informar al consumidor de las características y propiedades de los productos. Las etiquetas deben formar parte del empaquetado y generalmente están reguladas por las autoridades, por lo que deben ajustarse a la normativa vigente.

En el proceso logístico, las etiquetas resultan imprescindibles para identificar los bultos, el origen y el destino, la urgencia del envío, etc. El diseño de las etiquetas varía desde un simple documento escrito o impreso, hasta complejas etiquetas electrónicas.

5.2.4. Retractilado

En la zona de acondicionamiento, la unidad de carga se envuelve fuertemente en cubiertas o películas de plástico, asegurando la estabilidad de la mercancía durante su transporte y protegiendo los artículos de roturas y de las inclemencias del tiempo, como la lluvia y el calor.

5.2.5. Flejado

El flejado consiste en poner cinchas o cintas de diversos materiales resistentes a cortes y roturas, como la goma o el nylon, y que a la vez posean un cierto grado de elasticidad. Este sistema es menos costoso que el retractilado pero no garantiza el mismo nivel de seguridad para el producto.

Sin embargo, el flejado y el retractilado no son suficientes por sí solos y es necesario tomar precauciones a la hora de colocar los bultos, para garantizar la estabilidad del artículo que se encuentra en el interior así como el de la unidad de carga.

5.3 Expedición de pedidos

Normalmente la expedición de pedidos suele constituir un departamento o área dentro de la organización y corresponde al último proceso que se efectúa en un almacén y es la continuación de la preparación de pedidos.

La función del departamento de expedición consiste en cargar la mercancía atendiendo a la solicitud del cliente y certificarla cualitativa y cuantitativamente antes de su envío. El medio de transporte en el que se expide el pedido será, en su caso, el establecido contractualmente con el cliente.

La importancia de este paso en la cadena logística está directamente relacionada con la satisfacción del cliente, ya que un error en la entrega puede generar problemas en sus organizaciones, tales como la rotura de sus stocks e incremento de costes.

En el proceso de expedición intervienen:

  • El jefe de expedición, que se responsabiliza de asegurar los plazos de entrega y dar conformidad a la mercancía.
  • El responsable comercial que previamente ha indicado las características de la entrega requeridas por el cliente.
  • El transportista, que es el responsable de la mercancía desde que la recoge del almacén hasta que realiza la entrega en el destino indicado.

La documentación de expedición asegura que la mercancía entregada al transportista es conforme al pedido y está formada entre otros, por los siguientes documentos:

1. El albarán de entrega.
Es un documento que demuestra que una mercancía determinada se pone en manos de su destinatario.

El albarán de entrega debe contener la siguiente información:

  • Razón social, dirección y CIF del vendedor.
  • Datos de entrega de la mercancía, tales como dirección, nombre del destinatario, teléfono de contacto, etc 
  • Fecha de entrega.
  • Descripción del producto suministrado. 
  • Cantidad del producto suministrado.

2. El documento de transporte.
Es emitido por el transportista y refleja las condiciones de transporte, el número de bultos, el origen de la mercancía y su destinatario. Debe ser firmado por el operario encargado de recibir la mercancía en destino, anotando los siguientes conceptos:


  • Fecha de recepción.
  • Sello de la empresa.
  • Nombre y firma del operario de recepción.
  • Sello de conformidad.

3. La factura.
Es un documento comercial que se extiende al efectuar la compra-venta de mercancías. En función de la normativa interna de las empresas, puede ser enviada junto con la mercancía.

4. Las etiquetas de expedición.
Se utilizan para identificar la mercancía y garantizar la trazabilidad ascendente: control del origen de la mercancía y los procesos recorridos antes de llegar al destino final.

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