2. Configuración del almacén
2.1 Ubicación de los almacenes
Las primeras actividades en el diseño de un almacén se orientan a
seleccionar el lugar donde éste se va a ubicar. La situación de un almacén
dentro de una red logística constituye una de las decisiones clave, porque va
a condicionar de forma trascendental la relación coste/servicio del sistema
logístico global.
Si el sistema logístico puede ser considerado como una red a través de
la cual circulan mercancías e informaciones, los almacenes son los nodos de
la red, donde los productos se detienen temporalmente. El problema que se
plantea es la determinación de la cantidad de nodos, su tamaño y su posición
en esa red logística.
La localización de un almacén pasa por dos etapas:
1. Localización de la zona general. La decisión deberá considerar los costes
implicados y los niveles de servicio al cliente. Ejemplo: Un almacén cercano al cliente, tendrá costes de distribución
menores y aumentará el nivel de servicio
al cliente y por tanto, su satisfacción.
2. Selección de un punto concreto dentro de la
zona general elegida anteriormente. Esta decisión
se basará en los estudios de las características
particulares y diferenciales de los posibles puntos
dentro de esa zona. Ejemplo: Un polígono industrial cercano a la ciudad y bien comunicado, respecto a un polígono lejano, mal comunicado e inseguro.
¿Cómo puedo seleccionar la zona?
Efectivamente, esta primera etapa puede llegar a ser un
problema de compleja solución, si se considera la gran cantidad de
combinaciones posibles; antes se resolvía forma intuitiva y experimental pero
ahora existen técnicas que simulan los resultados de las diferentes hipótesis.
Para ubicar en almacén en la red logística se utilizan frecuentemente
dos modelos:
2.1.1. Método gráfico de Weber
Este método soluciona la ubicación de almacenes en una red de
distribución, de forma que la suma de los costes de transporte se minimice.
El factor considerado más importante para la ubicación de un nodo en la
red es el coste de transporte.
Este método considera:
- La demanda de los productos;
- La situación de puntos origen/destino;
- El precio del transporte.
2.1.2. Método del centro de gravedad.
El método de Weber considera los costes de transporte pero no el
volumen de la demanda. El método del centro de gravedad se basa en la
consideración de que la mejor situación de un almacén es el centro de
gravedad de la demanda por los costes del transporte.
2.2 Tamaño del almacén
La relación coste-servicio del sistema logístico global viene determinado
fundamentalmente por una decisión estratégica: la localización de los recursos
e instalaciones dentro de la red logística. Esta decisión implica determinar el
número, la localización y el tamaño del almacén por el que debe circular el
flujo de mercancías.
La dimensión del almacén debe corresponder principalmente a los
productos a almacenar y a la demanda; pero además es necesario tener en
cuenta otros factores:
- Niveles de servicio al cliente;
- Sistemas de manipulación y almacenaje
necesarios;
- Tiempos de producción;
- Economías de escala;
- Requisitos de pasillos;
- Oficinas necesarias.
La capacidad de un almacén se expresa en m2 o en m3. La mejor opción
es la que hace referencia al volumen (m3), ya que la altura del almacén es
fundamental para aprovechar al máximo su capacidad de almacenaje.
¿Qué pasa si hay un error al calcular el tamaño del almacén?
Un error en el cálculo de la dimensión del almacén
supone principalmente, un incremento sustancial de
los costes de operación, por la falta de espacio, o
una inversión mayor que la necesaria.
2.3 Diseño del almacén
Cada almacén es diferente, así que no existe un diseño único. En función
de las necesidades de la organización, se opta por el que consiga optimizar
mejor el flujo de materiales de una manera eficiente y efectiva.
Un factor a considerar en el diseño del almacén es el recorrido que hay
que seguir para recoger los artículos en los lugares en los que están
almacenados. Este factor es el que más condiciona los costes de manipulación.
La clasificación ABC es una herramienta muy eficaz para resolver los
problemas de ubicación de la mercancía, reduciendo los recorridos de las
mercancías.
Algunos aspectos esenciales para el diseño del almacén son:
- Que el almacén tenga una sola planta.
- Eliminar barreras arquitectónicas.
- Buena ventilación.
- Adecuada seguridad, higiene e instalación contra incendios
- Suelos resistentes para soportar el movimiento de las máquinas.
- Evitar las rampas.
2.3.1. El lay-out
Término anglosajón que significa “disposición” o “plan” y
tiene un uso extendido en el ámbito de la tecnología, en
referencia alesquema de distribución de
los elementos dentro un diseño.
El objetivo del lay–out aplicado al diseño de almacenes es
asegurar el modo más eficiente para manipular los productos dentro
de las instalaciones. Para definir el lay-out de un almacén se debe tener
en cuenta la estrategia de entradas y salidas de la mercancía y el tipo de
almacenamiento más adecuado.
¿Por qué es tan importante el lay-out?
Es la parte técnica más delicada del diseño de un almacén
ya que condiciona de forma permanente su funcionamiento. Un depósito
alimentado continuamente de existencias tendrá unos objetivos de lay-out
tecnológicos diferentes a otro depósito que almacena materias primas para una
empresa que trabaje bajo pedido.
Al realizar el lay-out de un almacén se debe tener en cuenta:
- La estrategia de entradas y salidas del
depósito
- El tipo de almacenamiento más efectivo.
- El método de transporte interno del almacén.
- La rotación de los productos.
- El nivel de inventario a mantener.
- El embalaje
- Las pautas de la preparación de pedidos.
2.4 Zonas del almacén
La facilidad con que se realicen las operaciones en un almacén incide
directamente en el coste de esas operaciones. Ello depende, en gran medida,
de la adecuación de las zonas o espacios destinados a esas operaciones. Sin
embargo, las zonas varían en función del tipo y de la estructura de la empresa.
En un almacén se distinguen las siguientes zonas:
A. Muelles y zonas de maniobras.
Son aquellos espacios destinados a las maniobras que deben realizar
los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para
proceder a su descarga.
B. Zona de recepción y control.
Una vez descargadas las mercancías
del vehículo que las ha transportado, es
preciso proceder a la comprobación de su
estado, de las cantidades recibidas y a la
clasificación de los productos antes de
situarlos en sus lugares de
almacenamiento.
C. Zona de envasado o reenvasado.
En esta zona se envasa o repaletiza -en
unidades de distinto tamaño- las cargas
recibidas debido al sistema de almacenaje
del almacén, a razones de salubridad o
para etiquetar los productos recibidos.
D. Zona de almacenamiento.
Es la zona dedicada al almacenamiento
propiamente dicho. En esta zona se ubican los
productos durante un determinado período de tiempo
hasta el momento de su expedición.
E. Zona de picking y preparación.
El picking es la recogida de los materiales para la
preparación de pedidos. En esta zona se agrupan,
envasan e identifican los materiales listos para su
envío al destino.
F. Zona de salida y verificación.
Antes de proceder a la carga del vehículo, es
preciso consolidar la totalidad de las mercancías a
enviar. En este recinto se comprueba que la
mercancía solicitada en el pedido se corresponda con
las referencias que han sido preparadas para
entregar al cliente, así como la cantidad que se va a
entregar. Esta zona está próxima a los muelles de salida.
G. Zonas de oficinas y servicios.
Para la organización y control de las operaciones
administrativas y para el servicio del personal del
almacén.
H. Zonas Especiales.
En estas zonas se ubican pallets vacíos, carga de baterías de carretillas,
materiales en mal estado, etc.
2.5 Los flujos de materiales
El flujo de material es el recorrido que efectúa un material desde el
momento en que es recepcionado en el almacén hasta que es expedido fuera
del mismo. Los flujos inciden directamente en el diseño del almacén; así, a un
flujo en forma de U, le corresponderá un diseño en forma de U.
2.5.1. Flujos en forma de U
Sus principales ventajas son:
La unificación de muelles permite una mayor flexibilidad en la carga y
descarga de vehículos, no sólo en cuanto a la utilización de las
facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su vez permite
utilizar el equipo y el personal de una forma más polivalente.
Facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, por constituir un
elemento más estanco, sin corrientes de aire.
Da una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las
instalaciones interiores.
2.5.2. Flujos en línea recta
Éste sistema se utiliza cuando la nave está dotada de dos muelles, uno de los
cuales se utiliza para la recepción de mercancías y el otro para la expedición
del producto.
Las características más importantes se derivan precisamente de esa
especialización de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la
recepción de productos en camiones de gran tonelaje, tipo tráileres, lo que
obliga a unas características especiales en la instalación del referido muelles,
mientras que otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para
vehículos ligeros (furgonetas), cuando se efectúa, por ejemplo, un reparto en
plaza.
Indudablemente este sistema limita la flexibilidad, obligando largo plazo
a una división funcional tanto del personal como del equipo destinado a la
carga y descarga de vehículos.
El acondicionamiento ambiental suele ser más riguroso para evitar la
formación de corrientes internas.
2.5.3. Flujos en forma de T
Éste lay-out es una variante del sistema en forma de U, apropiado
cuando la nave se encuentra situada entre los viales, porque permite utilizar
muelles independientes.
2.6 Clasificación de los almacenes
Cada almacén tiene una serie de características que los hacen diferentes y
que sirven para su clasificación:
2.6.1. Según su relación con el flujo de producción
a) Almacenes de materias primas: aquellos
que contienen materiales, suministros,
envases, empaques, etc.; que serán
posteriormente utilizados en el proceso de
transformación productiva. Ej: almacén de
uvas vendimiadas.
b) Almacenes de productos intermedios:
aquellos que sirven de colchón entre las
distintas fases de obtención de un producto. Ej:
toneles para fermentar la uva.
c) Almacenes de productos terminados: son
los que se usan exclusivamente para
almacenar productos del final del proceso de
transformación productivo. Ej: botellas
d) Almacenes de preparación de pedidos
y distribución: su objeto es acondicionar el
producto terminado y ponerlo a disposición del
cliente. Ej: empaquetar botellas de vino.
e) Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos,
productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos
productos suele ser relativa.
2.6.2. Según su ubicación
a) Almacenaje interior: almacenaje de
productos con protección completa contra
cualquiera de los agentes atmosféricos.
b) Almacenaje al aire libre: carecen de
cualquier tipo de edificación y están
formados por espacios delimitados por
cercas, marcados por números, señales
pintadas, etc.
2.6.3. Según el material a almacenar.
a) Almacén para bultos: el objetivo de este almacén reside en reunir el
material en unidades de transporte y de almacén cada vez más grandes
para aprovechar plenamente la capacidad de carga de un vehículo y así
conseguir unos costes de transporte menores.
b) Almacenaje de granel: suele estar cerca
del lugar de consumo debido a que su
transporte es costoso. Es importante
convertir el material en transportable y
almacenable. Por ejemplo, el grano
almacenado en un silo.
c) Almacenaje de líquidos: es un material
específico de granel pero que puede ser
transportable por tuberías.
d) Almacenaje de gases: requiere unas
medidas de seguridad especiales por la
alta presión, altas temperaturas o su
inflamabilidad.
2.6.4. Según su localización
a) Almacenes centrales: son aquellos que se localizan lo más cerca posible
del centro de fabricación. Están preparados para manipular cargas de
grandes dimensiones.
b) Almacenes regionales: aquellos que se ubican cerca del punto de
consumo. Están preparados para recoger cargas de grandes
dimensiones y servir mediante camiones de distribución de menor
capacidad.
2.6.5. Según su función logística.
a) Centro de consolidación: estos almacenes reciben productos de
múltiples proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. Son
muy habituales en industrias cuyos productos tienen una gran cantidad
de componentes. El centro de consolidación produce ahorros por el uso
de medios eficientes de transporte al agrupar envíos reduciendo los
niveles de stock en el cliente.
b) Centro de ruptura: tienen la función inversa de los centros de
consolidación. Reciben la carga de un número reducido de proveedores
y sirven a un gran número de clientes, con necesidades dispares.
Reducen el número de contacto de los fabricantes con los clientes
finales y el movimiento de los clientes que únicamente tienen que acudir
a un centro de ruptura para recoger múltiples productos.
La sencillez de estos dos sistemas hace que en la práctica, empresas
con múltiples proveedores y múltiples clientes (como las de distribución)
desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidación
para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribución.
c) Centro de Tránsito: conocidos en ingles como CROSS-DOCK, son
almacenes que no almacenan, sólo mueven productos.
Cross Docking o Paso directo es la utilización de
almacenes temporales para el movimiento de mercancías de
una ubicación a otra, especialmente entre los muelles de
carga y descarga.
Ejemplo: Un Cross-docking típico es un muelle de carga de camiones
donde el material es transferido de un camión a otro sin
necesidad de ser almacenado.
Con este modelo no son precisos los inventarios al tratarse de
mercancía en tránsito. Este sistema se dirige sobre todo a las empresas de
distribución, al permitirles recepcionar grandes volúmenes de pedidos para
después clasificarlos, ordenarlos y agruparlos, minimizando el tiempo de
preparación y envío al cliente sin generar inventarios.
Ejemplo: Los almacenes de transporte urgente que son complicados de
gestionar, permiten aumentar la eficiencia del transporte entre
nodos y mantener altos niveles de servicios al cliente.
d) Almacenes cíclicos o estacionales:
Recogen una producción puntual para
hacer frente a una demanda constante, o
permiten resolver una demanda puntual
frente a una producción más constante.
e) Almacenes de custodia a largo plazo: Es el único de los almacenes
analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle los costos de
transporte, demanda o ritmos de producción.
Ejemplo: Un almacén acondicionado para custodiar documentos y
archivos. Los clientes reducen sus costes, recuperan
espacio en sus oficinas y mejora la gestión de archivos.
Externalizando la custodia de documentos y archivos, la empresa delega
el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos.
2.7 Sistemas de almacenamiento
Principalmente se distinguen dos sistemas de almacenamiento: almacén
caótico y almacén organizado.
2.7.1. Almacén caótico
Los almacenes caóticos son almacenes organizados por ubicaciones. Se
les llama almacenes caóticos porque una determinada referencia de pieza
puede estar ubicada en lugares diferentes y distantes entre sí; no es un
almacén organizado en el sentido de que todas las referencias de un
determinado tipo estén en una determinada zona, sino en el sentido de que en
todo momento, a través de un sistema de información, conocemos la ubicación
de las referencias.
La gestión de almacenes caóticos es un requisito para las empresas que
necesitan optimizar al máximo su espacio efectivo, y mejorar el rendimiento de
su almacén. Una buena gestión de un almacén caótico permite al responsable
del almacén tener un control total del material almacenado, su ubicación
exacta, reubicaciones de los mismos y entradas y salidas de stock.
Principio:
→ No existen ubicaciones preasignadas.
→ La mercancía se almacena dependiendo de la disponibilidad de espacio y/o criterio del encargado del depósito.
Características:
→ Dificulta el control manual del depósito.
→ Optimización de la utilización del espacio
disponible en el depósito.
→ Reducción del tiempo de almacenamiento
de las mercancías.
→ Necesita utilizar sistemas de información
electrónicos.
2.7.2. Almacén organizado.
La característica de este almacén viene dada porque cada mercancía
tiene un espacio definido. La mercancía puede ser localizada fácilmente pero
se desaprovecha el espacio de almacenamiento ya que este no es ocupado por
otra mercancía.
Principio:
→ Cada referencia tiene asignada una
ubicación específica en depósito y cada
ubicación tiene asignadas referencias
específicas.
Características:
→ Facilita la gestión manual del depósito.
→ Necesita preasignación de espacio,
independientemente de las existencias
