GESTIÓN DE PEDIDOS: Recepción y tratamiento de pedidos

7. Recepción y tratamiento de pedidos

La recepción de mercancías es un proceso fundamental para el resto de actividades del almacén. Es importante recibir los productos correctamente para manipularlos de forma adecuada en los procesos de almacenamiento, preparación de pedidos o envío.

Es un proceso clave en la cadena de suministros porque influye directamente sobre la fiabilidad del stock y el proceso de producción, y puede crear numerosos conflictos con los proveedores.

Las etapas del proceso de recepción de mercancía son:

• Verificar que la mercancía recibida corresponde con el pedido efectuado por el departamento de compras. El operario debe cotejar lo indicado en el albarán de entrega del transportista con la orden emitida por el departamento de compras.
• Autorización de la descarga según los procedimientos establecidos por la empresa.
• Contar los bultos descargados y comprobar que la mercancía recibida concuerda con la cantidad, el tamaño y el tipo solicitado.
• Los datos de la mercancía no concordante o deteriorada se reflejan en el albarán del transportista, anotando las causas de la disconformidad, para su posterior reclamación.
• Si existiera mercancía dañada, esta podría descargarse para su posterior devolución, en este caso se deberá separarla en una zona de cuarentena para que no se mezcle con la mercancía en buen estado, o rechazarla. En cualquier caso, se comunicará al departamento de compras la incidencia para que realice la reclamación pertinente.
• Si la mercancía es correcta se acepta, y el albarán se firma y sella con el “conforme”. El pedido y el albarán de la mercancía recibida se entregan al departamento correspondiente para que se proceda a su contabilización y pago.
• Se introducen los datos de la mercancía en el sistema informático.

GESTIÓN DE PEDIDOS: Operaciones de carga y descarga de camión

6. Operaciones de carga y descarga de camión

Mediante la descarga de camiones la mercancía se traslada desde el vehículo hasta el lugar indicado por el destinatario, que suele ser en un muelle de descarga para evitar desplazamientos innecesarios.

En ese punto de descarga, el responsable de recepcionar la mercancía procede a su identificación, en presencia del transportista, que mantiene su responsabilidad sobre la carga hasta la conformidad de quien la recepciona.

El proceso de carga y descarga de camiones resulta en muchas ocasiones improductivo debido a los largos tiempos de espera para realizar estas operaciones. La causa más importante de la ineficiencia en este proceso de la cadena logística es la falta de comunicación entre el proveedor, transportista y cliente.

Otros factores que dificultan que el proceso de carga y descarga se efectúe de forma rápida y organizada son:

• Incumplimiento de los horarios de llegada por parte del transportista establecidos para carga y descarga.
• La mercancía no está preparada para la carga.
• La documentación no se ajusta a las especificaciones requeridas.
• Elementos físicos inadecuados para la realización del proceso.

El procedimiento de carga y descarga de camiones variará en función de la mercancía. No es lo mismo descargar un camión de ácido sulfúrico que un camión con material de oficina.

A continuación se detallan las operaciones de carga de mercancía más habituales:

• Comprobación de la documentación de la carga.
• Comprobación de que el camión debe se encuentra vacío y en perfectas condiciones higiénico sanitarias. 
• Comprobación de los medios de carga requeridos para el proceso.
• Ubicación del camión en la zona señalizada y delimitada.
• Recepción de la autorización del responsable para proceder a la carga del vehículo.
• Aseguramiento de la presencia del transportista en el proceso de carga con objeto de verificar que la mercancía está en perfectas condiciones, la cantidad esté acorde con sus instrucciones y la mercancía cargada sea estable durante el transporte.
• Fijación por el conductor de la mercancía mediante barras o cintas para asegurar la estabilidad mercancía durante el trayecto.
• Anotación por el conductor de cualquier incidencia en el proceso.
• Entrega de la documentación para iniciar la marcha.

GESTIÓN DE PEDIDOS: Ultima preparación de pedidos

5. Ultima preparación de pedidos

5.1 Unidades de manipulación

Una unidad de manipulación es el conjunto de mercancías que se agrupan con el objetivo de facilitar su manejo, transporte o almacenamiento dentro del almacén.

La unidad de manipulación es muy relevante en la gestión de almacenes ya que condiciona los flujos de entrada y las manipulaciones que se deben efectuar, además de incidir en el diseño de los almacenes y en los costes asociados a la manipulación de mercancías. Una estandarización u homogeneización de las unidades de manipulación, minimiza considerablemente el tiempo de picking. Ejemplo: No es lo mismo manipular una lata de refrescos, que una caja con 12 unidades o una paleta con 1200 unidades.

Se pueden distinguir los siguientes tipos de unidades de manipulación:

• Unidad de consumo: La unidad de compra por el consumidor final del producto.
• Unidad de distribución: Unidades de consumo agrupadas para reducir el número de manipulaciones.
• Unidad de expedición: Agrupación de unidades de transporte para facilitar la carga y el transporte.
• Unidad de almacenaje: Unidad normalizada de almacenamiento que garantiza el aprovechamiento de las instalaciones.

Las unidades de manipulación más frecuentes son:

• Pallet. Es la unidad de manipulación más empleada. Las medidas estándar del europallet son de 800mm x 1200mm.
• Contenedores. Constituyen la unidad de manipulación más importante en el transporte marítimo y ferroviario. La normalización de las medidas es muy importante para las tareas de estiba y desestiba en los barcos y trenes.
• Cajas. Son contenedores pequeños que se usan para agilizar la preparación de pedidos.

5.2 Agrupación y preparación de bultos

Una vez que se han extraído del almacén las mercancías solicitadas, por cualquiera de los sistemas que se han estudiado en esta unidad, estas se agrupan y preparan para su posterior envío al cliente. Esta agrupación –los bultos- tiene que ser verificada, empaquetada, pesada, etiquetada y preparada para asignarla a su ruta correspondiente.

Para garantizar que el pedido llegue al cliente en perfectas condiciones, la preparación del envío debe tener en cuenta el diseño en la preparación de bultos. Las operaciones que se realizan en el proceso de preparación de bultos son:

5.2.1. Empaquetado

Mediante este proceso, el producto se guarda, protege y preserva de los posibles deterioros que se produzcan en el proceso de distribución, almacenamiento y manipulación. Para ello se emplean diferentes tipos de envoltorios, además de identificar e informar del uso del producto.

Algunos de los materiales más utilizados son: cartón, papel, plástico y aluminio. En cuanto a los tipos existe una gran variedad: cajas de cartón, paquetes, botellas, latas y bolsas, entre otros.

5.2.2. Embalado

Permite acondicionar lotes de productos empacados en unidades de carga para su transporte. El embalaje es el conjunto de productos acondicionados temporalmente en un recipiente apto para su manipulación, transporte y posible almacenaje.

Por tanto, el embalaje estará en función del tipo de manipulación, transporte y almacenaje que vaya a sufrir el producto. No se puede emplear el mismo embalaje para un producto que va a ser almacenado al aire libre que para uno que lo va a estar a cubierto. Además de proteger el producto, el embalaje debe facilitar la manipulación y aportar información sobre el producto: condiciones sobre su manejo o propiedades.

Hay que distinguir entre los siguientes conceptos:

• Envase: Es un recipiente donde se preserva la mercancía y está en contacto con el producto.
• Embalaje secundario: El envase se protege con cajas de distintos materiales como el cartón.
• Embalaje terciario: Agrupa los embalajes secundarios y los protege con materiales muy resistentes como el cartón ondulado y prepara la carga de la forma más adecuada para su transporte y manipulación
• Unidad de carga: Finalmente, la mercancía se ubica en diferentes unidades de carga como pallets, contenedores, para evitar que mercancía sufra deterioros durante el transporte hasta su destino final.

5.2.3. Etiquetado

La misión del etiquetado es informar al consumidor de las características y propiedades de los productos. Las etiquetas deben formar parte del empaquetado y generalmente están reguladas por las autoridades, por lo que deben ajustarse a la normativa vigente.

En el proceso logístico, las etiquetas resultan imprescindibles para identificar los bultos, el origen y el destino, la urgencia del envío, etc. El diseño de las etiquetas varía desde un simple documento escrito o impreso, hasta complejas etiquetas electrónicas.

5.2.4. Retractilado

En la zona de acondicionamiento, la unidad de carga se envuelve fuertemente en cubiertas o películas de plástico, asegurando la estabilidad de la mercancía durante su transporte y protegiendo los artículos de roturas y de las inclemencias del tiempo, como la lluvia y el calor.

5.2.5. Flejado

El flejado consiste en poner cinchas o cintas de diversos materiales resistentes a cortes y roturas, como la goma o el nylon, y que a la vez posean un cierto grado de elasticidad. Este sistema es menos costoso que el retractilado pero no garantiza el mismo nivel de seguridad para el producto.

Sin embargo, el flejado y el retractilado no son suficientes por sí solos y es necesario tomar precauciones a la hora de colocar los bultos, para garantizar la estabilidad del artículo que se encuentra en el interior así como el de la unidad de carga.

5.3 Expedición de pedidos

Normalmente la expedición de pedidos suele constituir un departamento o área dentro de la organización y corresponde al último proceso que se efectúa en un almacén y es la continuación de la preparación de pedidos.

La función del departamento de expedición consiste en cargar la mercancía atendiendo a la solicitud del cliente y certificarla cualitativa y cuantitativamente antes de su envío. El medio de transporte en el que se expide el pedido será, en su caso, el establecido contractualmente con el cliente.

La importancia de este paso en la cadena logística está directamente relacionada con la satisfacción del cliente, ya que un error en la entrega puede generar problemas en sus organizaciones, tales como la rotura de sus stocks e incremento de costes.

En el proceso de expedición intervienen:

• El jefe de expedición, que se responsabiliza de asegurar los plazos de entrega y dar conformidad a la mercancía.
• El responsable comercial que previamente ha indicado las características de la entrega requeridas por el cliente.
• El transportista, que es el responsable de la mercancía desde que la recoge del almacén hasta que realiza la entrega en el destino indicado.

La documentación de expedición asegura que la mercancía entregada al transportista es conforme al pedido y está formada entre otros, por los siguientes documentos:

1. El albarán de entrega.

Es un documento que demuestra que una mercancía determinada se pone en manos de su destinatario.

El albarán de entrega debe contener la siguiente información:

• Razón social, dirección y CIF del vendedor.
• Datos de entrega de la mercancía, tales como dirección, nombre del destinatario, teléfono de contacto, etc 
• Fecha de entrega.
• Descripción del producto suministrado. 
• Cantidad del producto suministrado.

2. El documento de transporte.

Es emitido por el transportista y refleja las condiciones de transporte, el número de bultos, el origen de la mercancía y su destinatario. Debe ser firmado por el operario encargado de recibir la mercancía en destino, anotando los siguientes conceptos:

• Fecha de recepción.
• Sello de la empresa.
• Nombre y firma del operario de recepción.
• Sello de conformidad.

3. La factura.

Es un documento comercial que se extiende al efectuar la compra-venta de mercancías. En función de la normativa interna de las empresas, puede ser enviada junto con la mercancía.

4. Las etiquetas de expedición.

Se utilizan para identificar la mercancía y garantizar la trazabilidad ascendente: control del origen de la mercancía y los procesos recorridos antes de llegar al destino final.

GESTIÓN DE PEDIDOS: Preparación de pedidos. Sistemas de manutención y tecnologías

4. Preparación de pedidos: sistemas de manutención y tecnologías

Antes de realizar la preparación de pedidos se debe determinar un criterio de prioridad de salidas de la mercancía. Los criterios más habituales son:

• F.I.F.O. Corresponde a las siglas en inglés First in, first out: primeras (mercancías) en entrar al almacén, primeras (mercancías) en salir del almacén. Mediante este criterio, la mercancía se renueva constantemente evitando su deterioro o caducidad. Es el único criterio válido para mercancías perecederas, como los alimentos u otras que pierden sus propiedades, como los medicamentos.
• L.I.F.O. Corresponde a las siglas en inglés Last in, first out: últimas (mercancías) en entrar al almacén, primeras (mercancías) en salir del mismo. En este caso, la mercancía apenas se renueva; puede aplicarse a productos no perecederos o bienes de empresas de distribución comercial.

Después de establecer los criterios de salida de la mercancía para cada producto, se pueden aplicar diferentes técnicas para efectuar la preparación de los pedidos o picking.

4.1 Sistema operario a producto

La persona se desplaza por la zona de almacenamiento, a pie o utilizando diversos equipos de manutención, para seleccionar y recoger las referencias requeridas por los clientes.

Para llevar a cabo este sistema, el operario utiliza la información contenida en el Picking list.

Una vez clasificados los pedidos que los operarios deben preparar, se procede a organizar y lanzar las órdenes de trabajo para el personal encomendado de la preparación de pedidos.

No existe una forma estandarizada del picking list, cada empresa diseña y utiliza la que se ajusta mejor a sus necesidades.

4.1.1. Sistemas de almacenamiento asociados a operario-producto

Los sistemas de almacenamiento estático son en los que es el operario quien se desplaza para extraer los productos. Estos sistemas se diferencian unos de otros en función de las características de sus elementos de almacenamiento.

Se distinguen los siguientes sistemas de almacenamiento:

A Almacenamiento en bloque

La mercancía se ubica directamente en el suelo, sobre pallets, generalmente apilada en filas formando pasillos. Es el medio más barato de almacenaje porque no implica estanterías. La mercancía se manipula con apiladores y carretillas. El flujo de materiales se gestiona con el sistema LIFO, lo que exige estar muy pendiente de la renovación de los productos.

B Estanterías compactas

Este tipo de estanterías no dispone de pasillos, sino que las estanterías forman un bloque compacto: las carretillas tienen que entrar en el interior de las estanterías para recoger los pallets. Estas estanterías se utilizan si el número de referencias o artículos no es muy grande, si la mercancía es duradera y el volumen de stock es elevado.

Se distinguen dos tipos de estanterías compactas:

• Drive-in: las carretillas entran en la estantería a través de un pasillo en la parte central del bloque. El flujo de los productos es LIFO (last in, first out).
• Drive-through: se accede a los pallets tanto desde la parte frontal como desde la parte trasera del bloque. Este sistema permite un flujo FIFO (first in, first out) debido a que los productos entrarían por un lado de la estantería y saldrían por el otro extremo, por lo que se requiere un pasillo más en la parte posterior. Este sistema es perfecto para productos de alta rotación.

C Estanterías dinámicas

Están formadas por plataformas ligeramente inclinadas y dotadas de rodillos. La mercancía se sitúa en un extremo y se desliza hasta el extremo contrario que da al pasillo de salida, donde es recogida por el operario. Este sistema permite aplicar el criterio FIFO, evita interrupciones en las tareas de reposición y recogida del material (se realizan por extremos diferentes) y el tiempo de preparación de pedidos se reduce al disminuir el espacio recorrido por el operario.

D Estanterías móviles

Las estanterías móviles están diseñadas para eliminar el espacio entre estanterías o pasillos con el consiguiente ahorro de espacio en el almacén. Para ello, las estanterías se desplazan sobre railes, uniéndose o separándose para acceder los artículos.

Su desplazamiento puede ser manual o asistido y es adecuado para productos de poco peso y escasa rotación, razón por la cual los archivos suelen utilizarlas.

4.1.2. La tecnología en la preparación de pedidos de operario- producto

Terminales móviles y radio frecuencia

• El operario está conectado al sistema de gestión del almacén.
• Este sistema cubre el área del almacén y permite la comunicación de los terminales móviles con el sistema de gestión de pedidos.
• El sistema asigna al preparador la ruta óptima para la recogida en función de su ubicación en el almacén. 
• Asegura el flujo FIFO.
• Garantiza la trazabilidad del producto.
• Minimiza el número de viajes del preparador.

Pick to light

• El sistema guía al operario mediante indicadores luminosos hacia las ubicaciones exactas del almacén, donde se encuentran los artículos del pedido, y comunica la cantidad a extraer.
• A cada operario se le asigna una zona de estantería.
• Óptimo para recorridos cortos.
• Reduce los tiempos de búsqueda.
• Optimizan los desplazamientos del preparador.

Pick to voice

• Mediante este sistema el operario recibe instrucciones de dónde y cuanta cantidad de artículos debe recoger, a través de auriculares.
• El operario confirma las instrucciones recibidas con un micrófono.
• Facilidad y rapidez en la manipulación de los artículos ya que tiene las manos libres.
• Eliminación de errores.
• Disminución de los tiempos de preparación

Códigos de barras

• El sistema de código de barras permite la codificación y ubicación de la mercancía.
• Los lectores de códigos de identificación de artículos suelen ir acompañados de terminales móviles.
• Se asegura la coincidencia entre el pedido solicitado por el cliente y el envío del mismo.
• Información directa de la evolución diaria.

Básculas/ carro con lector de código de barras y balanza

• Una vez finalizada la recogida de los artículos de un pedido, estos se pesan en una báscula, y el sistema compara el peso real del pedido con el que teóricamente debería tener.
• Detecta errores de conteo y errores de elección.

4.2 Sistema de producto a operario

En este sistema es la mercancía la que viaja hacia el trabajador mediante un proceso mecánico, en vez de ser el operario quien se desplaza al lugar donde se ubica la mercancía.

¿Qué ventajas presenta este sistema?

Este sistema proporciona, en relación al anterior (operario a producto), mayor rapidez y por tanto, aumento de la productividad, ya que se evita una gran parte de desplazamientos de los operarios en el almacén.

Las mercancías se sitúan automáticamente en un punto denominado estación de picking, desde donde el operario recoge la mercancía según la información que dispone.

4.2.1. La tecnología en la preparación de pedidos producto-operario

La tecnología aplicada al sistema operario- producto evita que el operario se desplace por el almacén para acceder a los artículos solicitados en el pedido, ya que es un sistema automático el que extrae el producto de su ubicación y lo pone a disposición del operario. A partir de ese momento, es el operario quien selecciona las cantidades requeridas en la orden de picking.

De entre todos los sistemas de almacenamiento se distinguen los siguientes:

• A Carrusel horizontal
• B Carrusel vertical
• C Transelevador cajas

A. Carrusel horizontal

Sistema automatizado de almacenaje horizontal, indicado cuando es necesaria una alta productividad en operaciones de picking. Se trata de una estructura ovalada de guías de la que se suspenden los módulos con los artículos. Cuando el sistema recibe una orden de pedido, el bloque de módulos suspendidos se mueve hasta la posición donde está el operario y deja libre acceso a esa mercancía.

Ventajas:

• Aplica el principio “producto a hombre”.
• Reducción de tiempos: el operario no precisa moverse de su zona.
• Máxima productividad, pues los artículos llegan al operario.
• Control permanente del inventario mediante el software de gestión de stock.
• Disminución de errores en más del 90%. 

B. Carruseles verticales o paternóster

Sistema automatizado de almacenaje vertical que permite optimizar el trabajo y aprovechar al máximo el espacio disponible. Está formado por una estructura en la que la entrada y la salida de las mercancías están automatizadas gracias a un mecanismo extractor.

El operario selecciona en una pantalla el producto y automáticamente el mecanismo se desplaza en vertical hasta el nivel en el que está el producto, lo extrae y lo deposita en la estación de picking.

Ventajas:

• Gestión informatizada del almacén;
• Ahorro de espacio: se aprovecha la altura total del local;
• Reducción de tiempos: el operario no precisa moverse de su zona;
• Seguridad de la mercancía.

C. Transelevador para cajas

Es un sistema de almacenaje automático para cajas o bandejas, que integra en un bloque las estanterías, la maquinaria y el software de gestión del almacén.

Está formado por un pasillo central por el que circula un transelevador y dos estanterías situadas a ambos lados del pasillo que son las que almacenan las cajas o bandejas. En uno de los extremos se encuentra la zona de automatización y manipulación, formada por cintas o rodillos donde el transelevador deposita la carga extraída y la acercan al operario. Toda la operación se controla por un software de gestión que registra la ubicación de los artículos en el almacén y que actualiza constantemente su inventario. Este sistema es recomendable para pedidos de artículos con poco volumen, con muchas referencias y una elevada rotación.

Ventajas:

• Automatización de las operaciones de entrada y salida de los productos;
• Inventario permanente;
• Minimización de los errores derivados de la gestión manual del almacén;
• Elevado rendimiento del espacio disponible;
• Máxima comodidad y facilidad de acceso a las cajas almacenadas.

GESTIÓN DE PEDIDOS: Modelos de picking

3. Modelos de picking

Según la organización de la preparación de pedidos se distinguen los siguientes modelos:

3.1 Picking por pedido

En este sistema el listado de preparación de pedidos tiene un solo pedido, de manera que constituye una orden de picking individualizada, por lo que el operario dispone de tantos pedidos como picking lists.

Este tipo de pedido suele tener un número elevado de referencias y puede ser realizado por uno o varios operarios. Si el pedido es realizado por varios operarios se puede hacer de forma secuencial o simultánea. 

3.2 Extracción agrupada

Se realiza cuando el listado contiene más de un pedido, agrupándose varios pedidos de clientes en una sola orden de picking. De esta manera se economiza la identificación y extracción inicial de los artículos, minimizándose los recorridos del operario. Este tipo se realiza cuando el número de referencias por pedido es pequeño.

3.3 Modelo mixto

Combina el modelo de cross-dockinq con el Picking agrupado. El modelo cross-docking se emplea en los proveedores para los que no se desea tener stock y se puedan tener acuerdos fiables con ellos. Habitualmente se recurre a este modelo cuando se trata de productos alimentarios secos ya que el producto tiene una fecha de caducidad elevada y no es necesario eliminar totalmente el stock.

El modelo mixto es consecuencia de utilizar el modelo de picking agrupado y posteriormente alterar las condiciones de algunos proveedores.

GESTIÓN DE PEDIDOS: Elementos organizativos del picking

2. Elementos organizativos del picking

2.1 Zonificación del almacén

Un factor que influye en gran medida en la complejidad del picking es el tamaño del stock en el almacén, ya que aumenta la distancia a recorrer para preparar los pedidos.

Para minimizar estos recorridos, los almacenes optan por una zonificación de las dos siguientes:

A. Mono zona: En el almacén únicamente existe una zona para el almacenamiento de las existencias y los pedidos se preparan también en esta misma zona.

B. Multi zona: El almacén dispone de varias zonas de preparación de pedidos. En los almacenes multi zona existen dos zonas de preparación de pedidos:

1. La tienda: se ubica en una zona reducida y dispone de un stock permanente de todas las referencias. Este stock se repone a diario. En esta zona existe una superficie llamada mesa de picking en la que se colocan todos los productos que puede incluir un pedido o al menos los de mayor consumo. La tienda está justificada cuando los artículos que integran los pedidos son pocos y de reducido tamaño.
2. El almacén de día: es una zona que cuenta con el stock necesario para realizar los pedidos diarios, realizando una extracción masiva de todas las referencias necesarias, que se llevan a una zona en la que se preparan uno a uno. Dado que el pedido se conoce de antemano, la extracción de artículos se ajusta a ese pedido, por lo que durante la preparación no faltan productos y al final del día no hay excedencias.

2.2 Tipos de picking según la altura

El picking in situ se basa en el principio de que el operario se mueve hacia la mercancía. Representa la forma más habitual de trabajar y se puede realizar a bajo nivel, a medio nivel y a alto nivel.

A. Picking a bajo nivel.

La mercancía se recoge a nivel del suelo o, como máximo, de la primera estantería. Esta altura es accesible manualmente para el operario siempre y cuando sea inferior a dos metros. El picking se realiza pedido a pedido o por agrupación de ítems organizados según una determinada secuencia de recogidas (listas de picking).

Este sistema implica la reposición periódica de la mercancía ubicada en las estanterías altas a la zona de picking, ocasionando un trabajo adicional.

Este tipo de picking es productivo cuando el stock tiene un alto grado de rotación, exista un gran volumen de productos en relación a la capacidad el almacén y un número elevado de líneas de pedido.

B. Picking a medio nivel

Este tipo de picking se realiza en estanterías a una altura máxima de 4m. y es preciso delimitar un área para este tipo de picking. Es efectivo cuando se dispone de muchas referencias, con bajo stock y poco movimiento.

C. Picking a alto nivel

Este tipo de picking se aplica igual que el de medio nivel, cuando se dispone de un elevado número de referencias, con un stock relativamente pequeño y con bajo movimiento. Se diferencian en la altura a la que se realiza. Este sistema se realiza por medido de máquinas recoge pedidos, que son carretillas elevadoras en las que el operario está situado en una cabina móvil que le permite acceder manualmente a cualquier altura del almacén.

2.3 Elementos de manipulación en picking

• Transpaleta manual. Se utiliza para el transporte, la carga y descarga de mercancía de poco peso. No tiene capacidad de elevación.
• Carro recoge pedidos. Se utiliza para realizar el picking hombre a producto: el operario se desplaza a la mercancía para preparar el pedido. 
• Carretilla retráctil: La capacidad de carga alcanza las 2.5 Tn y puede elevar cargas a estanterías de hasta 12m. Las horquillas de pueden retraer para realizar trabajos de precisión.
• Apilador: se utiliza en el Picking de alto nivel. Puede elevar pesos elevados a alturas de hasta 5m.
• Carretilla contrapesada: puede operar con pesos elevados ya que dispone de un contrapeso en la parte posterior para evitar volcaduras. Tiene capacidad para elevar cargas hasta los 6m.

GESTIÓN DE PEDIDOS: La preparación de pedidos o picking

1. Preparación de pedidos o picking

La preparación de pedidos o picking es el proceso de selección y recogida de las mercancías de sus lugares de almacenamiento y su transporte posterior a zonas de consolidación, con el fin de realizar la entrega del pedido efectuado por el cliente.

La zona de consolidación es el lugar donde se produce el packing: preparación de pedidos embalados o empaquetamiento de los productos solicitados en cada pedido. El packing es posterior al picking.

En la gestión de almacenes, el picking o preparación de pedidos, constituye un proceso clave que además, aporta el valor añadido al producto. ¿Cuál es su valor añadido? Preparar el pedido exactamente como el cliente lo desea atendiendo al de número de mercancías, embalaje, empaquetado, etc.

Las actividades que conforman este proceso requieren un elevado número de empleados en las empresas en las que el sistema no está automatizado, sino que emplea procedimientos manuales, y un elevado capital en los almacenes con sistemas automatizados, por lo que la preparación de pedidos es la actividad más costosa en el almacén.

¿Qué actividades conforman el proceso de picking?

• La recogida de todas las mercancías solicitadas por el cliente.
• La consolidación y agrupación de todas ellas en uno o varios embalajes para su envío.

¿Cuáles son los objetivos del picking?

• La mejora de la productividad a través de nuevos metodos organizativos, aplicaciones informáticas y nuevas tecnologías.
• La minimización de errores en los pedidos para cumplir las expectativas de calidad demandadas por el cliente.

¿Cuáles son los principios del picking?

• La operatividad, aumentando la productividad de los recursos humanos y optimizando las instalaciones. 
• El diseño óptimo de las zonas, para evitar los desplazamientos innecesarios y minimizar los necesarios. 
• La disponibilidad de datos e información en tiempo real de los productos almacenados. 
• La búsqueda de la calidad y satisfacción del cliente a través de la consigna errores cero.

Sistema japonés Poka Yoke de consecución de errores cero.

Diseñado por el ingeniero japonés Shigeo Shingo, uno de los líderes en el Sistema de Producción de Toyota. Se le reconoce como el creador de los Poka Yoke: Shingo introdujo elementos mecánicos sencillos en los procesos de fabricación, para evitar que las piezas fueran ensambladas erróneamente. Sus métodos tuvieron éxito, pues en 1977 se consiguió un mes entero sin defectos en una cadena de montaje compuesta por 23 operarios. Shingo concluyó que la aplicación de Poka Yokes y la inspección en la cadena de montaje eran suficientes para lograr cero errores.

1.1 Operaciones de picking

Las operaciones más relevantes en la preparación de pedidos son:

Preparativos

En este primer paso se recogen y seleccionan los pedidos de los clientes para prepararlos posteriormente en función de rutas de reparto, zonas geográficas o urgencias de entrega. Incluye el lanzamiento del picking list, es decir, la organización y distribución de las órdenes de trabajo para el personal del almacén (pedidos individuales, agrupados).

Desplazamientos

Los desplazamientos del personal y/o del material entre la zona de operaciones y las diferentes ubicaciones del material son inevitables.

Extracción

La extracción de los productos de sus ubicaciones incluye el posicionamiento en altura, la extracción, el recuento, la devolución del sobrante y la ubicación sobre el elemento de transporte interno.

Revisión

Incluye las operaciones de control de pedidos y documentación, embalaje, precintado, etiquetado, traslado a la zona de expedición y clasificación por destino, elaboración de packing list y entrega de albaranes al transportista.

1.2 Variables que intervienen en el picking

El peso y las dimensiones del producto condicionan el transporte interno empleado para desplazar los productos desde su ubicación hasta la zona de consolidación.

El número de referencias por unidad de carga preparada, porque cuanto mayor sea el número de referencias o ítems a incluir, mayor será el número de paradas a realizar por el operario en el recorrido de preparación.

El número de cajas por unidad de carga preparada, pues cuantas más cajas se incluyan en la unidad de carga, mayor será el tiempo de preparación del pedido y se condicionará también el transporte interno.

Zonificación del almacén. El diseño de zonas del almacén incide en el tiempo de preparación de una unidad de carga, condicionará el transporte interno y el número de operarios.

La distancia recorrida. Dependiendo de la situación de la zona de preparación de pedidos en relación a la zona de consolidación de pre-carga, aumentará o disminuirá el tiempo de preparación de una unidad de carga.

1.3 Complejidad del picking

Desde hace unos años la preparación de pedidos se ha convertido en un proceso cada vez más complejo. Algunos de los factores y sus consecuencias:

• La globalización de la competencia, el desarrollo económico y los cambios constantes en los hábitos de los consumidores obligan a las empresas a mantenerse competitivas desarrollando estrategias de diversificación de los productos que ofrecen, lo que genera un gran aumento de referencias o ítems en sus almacenes.
• La reducción de los niveles de stock por parte de las empresas aumenta la frecuencia de preparación de pedidos, ya que las cantidades a suministrar son menores para evitar grandes stocks. Esto ha supuesto un aumento importante en los costes de preparación de pedidos.
• Los clientes exigen la personalización de los pedidos, lo que ocasiona que los almacenes realicen un número mayor de manipulaciones y acondicionamiento de los productos extraídos para ceñirse a sus exigencias.
• En los últimos años se ha producido una reducción en las unidades mínimas de entrega establecidas por las empresas. Dichas entregas han pasado de pallets a cajas e incluso unidades, lo que produce un aumento en los tiempos de preparación de los pedidos.

1.4 Coste del picking

El mayor coste que soporta un almacén está asociado a la actividad de preparación de pedidos, y oscila entre un 40% y un 60 % en función de la implementación o no de sistemas de automatización así como de su sofisticación.

Tradicionalmente el picking se ha realizado de forma manual, siendo el operario el que se desplazaba hasta el almacén para recoger el producto. Actualmente se tiende hacia la automatización total de este proceso mediante sistemas mecánicos que desplazan los productos desde su ubicación en el almacén hasta la zona donde trabaja el preparador de pedidos.

Los costes de picking incluyen:

• Desplazamiento: aproximadamente 50%
• Búsqueda: aproximadamente 20%
• Selección: aproximadamente 15%
• Preparación: aproximadamente 10%
• Otros: aproximadamente 5%

La relevancia del proceso de picking radica, además de por su alto coste, por los errores que se producen y que afectan de sobremanera a la satisfacción del cliente. Estos errores hacen que la empresa incurra en costes añadidos:

• Diferencias de inventarios;
• Devoluciones de productos;
• Reenvíos de productos;
• Personal asignado a resolución de incidencias.

Algunos errores se originan porque la documentación que se maneja en el picking contiene información errónea. Otros errores se producen por fallos físicos como:

• Sustitución: envío de un producto en lugar del producto solicitado. Constituye el 30% de los errores de picking. Se origina a menudo en que el operario utiliza carros multi-pedidos; aunque toma del almacén el artículo solicitado, lo introduce en otro pedido. Este mismo error provoca el error de inclusión.
• Inclusión: enviar un producto no solicitado.
• Conteo: Aproximadamente el 25% de los errores, consiste en el envío de una cantidad diferente a la solicitada. Es más frecuente si las cantidades a tomar de un producto son elevadas o cuando siempre se toma cierta cantidad: si esta cantidad se modifica en un pedido, el operario tenderá a tomar la cantidad acostumbrada. También es habitual una lectura errónea, cuando existen varias líneas de pedido en una misma de picking.
• Omisión: no enviar el producto solicitado. Constituye el 45% de los errores de picking. Su origen suele ser la falta de tecnología, que impide la confirmación de que todas las líneas de pedido han sido despachadas.

Por tanto, muchos de estos errores tienen que ver con la utilización del soporte papel para la documentación de picking, razón por la cual la tecnología (radio-frecuencia, pick to light, etc.) está cada vez más extendida.

1.5 Productividad del picking

Existen diversos indicadores para medir la productividad del picking. Dentro de este proceso la actividad que consume más tiempo es la del desplazamiento, por lo que el indicador de productividad debe centrarse en este aspecto. Los operarios tienen que desplazarse de un lugar a otro para recoger la mercancía, por tanto, el número de líneas (referencias) indica los viajes que debe efectuar una persona para preparar el pedido.

La fórmula de este indicador que mide la productividad es: número de lineas/hora-hombre, el cual dirá el número de viajes que tiene que efectuar un operario entre las distintas ubicaciones donde se encuentran los productos en una hora.

Cada pedido consta de un numero de líneas correspondientes a una referencia (artículo) y a una cantidad. Por tanto, en un pedido, cada referencia se representa con una línea que indica la referencia del artículo, su descripción y su cantidad. De esta manera, si un pedido está formado por 10 líneas significa que contiene 10 referencias con sus correspondientes descripciones y cantidades.

La línea de pedido es el número de los distintos artículos o referencias que componen un pedido.

La medición de la - realización de pedidos por operario/hora- es difícil si no se ha realizado previamente el cálculo de un pedido estándar que sirva de comparación o los cálculos de pedidos con diferentes tipos de referencias y cantidades: no es igual realizar un pedido con 5 líneas y una unidad como cantidad por cada una de ellas, que realizar un pedido de una sola línea pero con 25 unidades; el tiempo empleado y el esfuerzo físico/de atención que supone es diferente.